• Czas pandemii dotkliwie wyhamował branżę organizacji stacjonarnych eventów, w tym dotyczących ochrony zdrowia
• W czasie przerwy [epidemia trwała w Polsce oficjalnie od 20 marca 2020 roku do 15 maja 2022 roku] organizowano je w trybie online, jednak ta formuła ma swoje minusy i ograniczenia. Nie jest też odpowiednia dla większych wydarzeń
• Przedstawiciele świata nauk medycznych, systemu ochrony zdrowia i biznesu cieszą się, że mogą już swobodnie spotykać się stacjonarnie. Korzystają też chętniej z rozwiązań wymuszonych przez lockdown. Częściej oferują formułę hybrydową
• - Wracamy do normy, i to ze „zdwojonym” atakiem zainteresowanych – mówią reprezentanci organizatorów takich wydarzeń
• Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach jest na powrót, od momentu zakończenia pandemii miejscem wielu ważnych spotkań, również w branży zdrowotnej

Już nie online, ale hybrydowo

XIX Forum Rynku Zdrowia, zaplanowane między 16 a 17 października w Hotelu Sheraton w Warszawie, to kolejne ważne wydarzenie w ochronie zdrowia, które po ustaniu pandemii w 2022 r. organizuje grupa PTWP, wydawca portalu Rynek Zdrowia. Jest też data kolejnej edycji Kongresu Wyzwań Zdrowotnych (HCC), które PTWP zamierza przygotować w Katowicach w Międzynarodowym Centrum Kongresowym - jak co roku – wiosną. Tym razem będzie to 7 i 8 marca. Obserwujemy swoisty wysyp wydarzeń i spotkań dotyczących ochrony zdrowia, zarówno naukowych, jak i branżowych czy systemowych.

Do tego dochodzą spotkania w ramach towarzystw medycznych, organizacji naukowych, wyborów w samorządach izb działających w ochronie zdrowia itp. Boom na tego typu eventy obserwować można od zakończenia stanu epidemii w Polsce. Nie tylko zresztą u nas. Poza granicami naszego kraju jest podobnie. Formuła online została zastąpiona spotkaniami stacjonarnymi, ale nie odeszła do lamusa. Na ogół takie eventy przygotowywane są jako hybrydy – połączenie tego, co na miejscu z transmisją w sieci oraz możliwością dołączenia przez internet do wybranych spotkań.

Dla przykładu Ośrodek Enterprise Europe Network przy Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości zaprasza do udziału przedstawicieli branży medycznej w ramach targów MEDICA 2023 w niemieckim Dusseldorfie. Wydarzenie odbędzie się zarówno w formule online, jak i stacjonarnie w trakcie trwania targów w dniach 13-16 listopada 2023 r. Wystartowały też zapisy na konferencję II Interdyscyplinarne Forum Bezpieczeństwa Pacjenta, które przygotowywane jest między 15 a 17 września w Krakowie. Praktycznie nie ma tygodnia, w którym nie działoby się nic w takim charakterze. Branża nadgania po czasie stagnacji.

- Pandemia zdecydowanie utrudniła i zmieniła kontakty międzyludzkie oraz funkcjonowanie takich instytucji, jak na przykład uczelnie. Z jednej strony było to niezwykle trudne doświadczenie, związane przede wszystkim z liczbą zachorowań i niestety zgonów pacjentów na COVID -19, z drugiej wymusiło wprowadzenie niewykorzystywanych wcześniej w takiej skali rozwiązań jak np. zdalne nauczanie – zauważa prof. Tomasz Szczepański, rektor Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach.

- Konferencje face to face to przede wszystkim spotkania, możliwość nie tylko wymiany myśli, informacji i poglądów, ale także przyjacielskich dyskusji w kuluarach. Ale wiem też, że formy zdalnego komunikowania się ułatwiają często działanie, zwłaszcza wtedy, gdy rozmawiają ze sobą osoby, które dzieli setki, tysiące kilometrów. Ta forma już z nami pozostanie, ale z pewnością nie zdominuje naszego życia - dodaje prof. Szczepański.

Marcin Stolarz, prezes zarządu PTWP Event Center, spółki działającej w ramach Grupy PTWP,  operator Międzynarodowego Centrum Kongresowego i Spodka w Katowicach, które często jest miejscem dla spotkań o różnej tematyce i skali zauważa, że spotkania „twarzą w twarz” mają zupełnie inny charakter i przynoszą wymierne korzyści.

- Po pierwsze, umożliwiają tworzenie autentycznych relacji między uczestnikami. Nawiązywanie kontaktów w czasie rzeczywistym, rozmowy twarzą w twarz, wymiana wrażeń i doświadczeń – to wszystko może zaowocować nowymi, cennymi kontaktami biznesowymi, współpracą, konkretnymi przedsięwzięciami. Po drugie, spotkania stacjonarne sprzyjają swobodniejszej wymianie wiedzy i doświadczeń. W czasie konferencji online może brakować przestrzeni na spontaniczne dyskusje, które stacjonarnie często wydarzają się w nieformalnych kuluarach, np. podczas spotkań przy kawie czy obiedzie. W formacie stacjonarnym, atmosfera sprzyja bardziej zaangażowanym debatom, a prelegenci często dostają szansę na odpowiedzi na pytania na żywo, co zwiększa wartość merytoryczną wydarzenia – mówi Marcin Stolarz.

Odbiera sygnały od organizatorów wydarzeń, że uczestnicy po okresie przymusowej izolacji z ulgą wrócili do możliwości spotkań na żywo, nie przez komunikator czy aplikację. Potwierdza też, że format online, mimo że wcześniej wszyscy byliśmy już nim zmęczeni w trakcie pandemii koronawirusa, bardzo często im towarzyszy. Jak podkreśla, forma online może nadal być użyteczna jako uzupełnienie konferencji stacjonarnych.

- Dzięki temu, że konferencje są streamingowane, mają jeszcze szersze zasięgi. Pozwalają na dostęp do wiedzy dla osób, które nie mogą fizycznie uczestniczyć w spotkaniu. Jestem zdania, że połączenie tradycyjnych spotkań z nowymi technologiami może przynieść najlepsze rezultaty – zauważa prezes Stolarz.

„Byliśmy w szczycie rozwoju, teraz się rozpędzamy”

Branża MICE [Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions] przed wirusem COVID-19 była, jak mówią jej przedstawiciele, w szczycie rozwoju biznesowego. Po tąpnięciu związanym z lockdownem przeżywa renesans i unowocześnia swoja ofertę.

- Mówiono, że rok 2020 będzie przełomowy dla wielu firm, bo szykowały się prawdziwie spektakularne eventy. Wiele firm planowało huczne obchody swoich jubileuszy - 10, 20 a nawet 30-lecia – przyznaje Krystyna Gołąbek, właścicielka Business Service Galop – firmy, profesjonalnie zajmującej się organizacją konferencji, spotkań branżowych i naukowych i kongresów, w tym dotyczących ochrony zdrowia. Jak dodaje, sytuacja związana z pandemią koronawirusa spowodowała, że branża niemal zamarła, ale próbowała się ratować, przenosząc działalność do internetu.

- Rozwiązania w zakresie cyfryzacji i hybrydyzacji spowodowały wiele zmian, które pozostaną z nami jako inspiracja dla aktualnej oferty organizatorów wydarzeń. Zgodnie z aktualnymi oczekiwaniami wydarzenia muszą być elastyczne i otwarte na nowe formaty oraz być w stanie zapewnić różnorodne funkcje w krótkim czasie w celu dostosowania się do wymogów klienta – tłumaczy ekspertka. - Specyfika branży spotkań powoduje, że wydarzenia konferencyjne zwykle planuje się i organizuje z bardzo dużym wyprzedzeniem.

Jak wspomina Krystyna Gołąbek, rok 2022 był okresem przejściowym. Niestety nie bez związku z wojną w Ukrainie.

- Klienci jeszcze do niedawna decydowali się na realizację wydarzeń w ostatniej chwili, co stawiało wykonawców przed dużym wyzwaniem. W tym przypadku bardzo pomogła nam hybrydyzacja. W 2023 roku w zasadzie większość organizatorów zrealizuje zaplanowane i niezrealizowane wydarzenia w latach 2020 i 2021. Można więc powiedzieć, że wracamy do normy choć ze zdwojonym „atakiem” zainteresowanych. Zgodnie z dużym zapotrzebowanie na spotkania stacjonarne oraz mniejszą ilość podmiotów w branży MICE przyszłość dla wielu firm będzie bardzo pracowita – przewiduje.

Ważne jest miejsce organizacji spotkań

Wiele podmiotów wypracowało konkretne zasady w organizacji spotkań branżowych. Jedne z takich przygotował Związek Pracodawców Innowacyjnych Firm Farmaceutycznych INFARMA, mając na uwadze to, że wymiana wiedzy i doświadczeń na temat chorób, sposobów ich leczenia oraz konkretnych leków to podstawowy obszar współpracy firm farmaceutycznych ze środowiskiem medyków i przedstawicielami ochrony zdrowia.

W Kodeksie Dobrych Praktyk INFARMA - w kontekście organizacji wydarzeń związanych z ochroną zdrowia - zapisała, że współpraca firm farmaceutycznych z medykami powinna być przejrzysta. Dlatego certyfikatu INFARMY nie uzyska podmiot, który swoje wydarzenia organizuje w obiektach, które nie mają charakteru biznesowego lub szkoleniowego. Nie uzyska go również podmiot, który zorganizuje event na terenie miejscowości, która uznawana jest za: kurort, destynację uzdrowiskową, sanatoryjną, wypoczynkową, wakacyjną, rozrywkową, sportową lub turystyczną (za wyjątkiem miast lub gmin atrakcyjnych turystycznie, ale jednocześnie będących siedzibą wojewody, lub marszałka województwa). Katowice doskonale wpisują się w takie zasady.

Dlatego działający w branży MICE fachowcy często na organizację wydarzeń wybierają Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach. Niedawny, ósmy już Kongres Wyzwań Zdrowotnych w marcu br., wydarzenie o europejskiej skali - obok Forum Rynku Zdrowia jedna z największych w Polsce debat poświęconych ochronie zdrowia - przyciągnął ok. 3 700 gości, z czego ponad 2 200 stacjonarnie. 

Z kolei największe biznesowe wydarzenie w Europie, czyli Europejski Kongres Gospodarczy organizowany w katowickim MCK, w części również poświęcony ochronie zdrowia, w maju br. odwiedziło 11 tysięcy zainteresowanych. Przeprowadzane są tu również eventy o mniejszej skali.

- Jako zarządca MCK mamy bogate doświadczenie w goszczeniu u nas eventów medycznych o różnej skali, na poziomie krajowym i międzynarodowym. W tym roku pod naszym dachem odbyła się już 8. edycja Kongresu Wyzwań Zdrowotnych (Health Challenges Congress), który powołała do życia Grupa PTWP, wydająca m.in. magazyn Rynek Zdrowia i portal rynekzdrowia.pl. Lista wydarzeń medycznych, które miały miejsce w MCK w 2022 i 2023 roku, obejmuje kongresy i konferencje z wielu dziedzin: kardiologii, ginekologii operacyjnej, diabetologii oraz endoskopii, a także spotkania organizacyjne dla specjalistów medycznych - informuje prezes Stolarz.

Wymienia m.in.

• Konferencję Sekcji Rytmu Serca PTK POLSTIM,
• Zjazd Polskiego Towarzystwa Hematologów i Transfuzjologów,
• Ogólnopolskie Dni Endoskopowe,
• Międzynarodowy Kongres Ginekologii Operacyjnej czy
• Międzynarodowy Kongres Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, który gości tu rokrocznie.

Wydarzenia te nie tylko przyciągają znakomitych ekspertów z kraju i zagranicy, ale także stanowią cenne forum wymiany wiedzy i doświadczeń.

Jak dodaje Krystyna Gołąbek, MCK jest bardzo atrakcyjnym miejscem do organizacji wszystkich wydarzeń, nie tylko biznesowych, ale i naukowych.

- Liczba dostępnych sal konferencyjnych oraz dodatkowa przestrzeń pozwala na realizację nawet bardzo rozbudowanych projektów, a szeroka oferta usług i elastyczność obsługi umożliwia profesjonalne działanie organizatora – zachwala ekspertka.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Stacjonarne wydarzenia w ochronie zdrowia. Tworzą autentyczne relacje

Marcin Stolarz, prezes zarządu PTWP Event Center, działającej w ramach Grupy PTWP spółki, która jest operatorem Międzynarodowego Centrum Kongresowego i Spodka w Katowicach, w rozmowie z Rynkiem Zdrowia o organizacji eventów w katowickich obiektach zarządzanych przez PTWP.

Rynek Zdrowia: Czym MCK wyróżnia się jako miejsce na branżowe spotkania w ochronie zdrowia?

Marcin Stolarz: Przede wszystkim wielofunkcyjnością i skalowalnością. Oznacza to, że obiekt jest funkcjonalnie elastyczny i może dostosować się do różnych rodzajów wydarzeń medycznych, podążając za ich skalą i charakterem.

Ze Spodkiem na stałe połączonym z MCK i dużymi placami wokół obiektów możemy organizować naprawdę bardzo duże wydarzenia. Ale jest tu miejsce również na eventy małe i średnie, to elastyczny obiekt i infrastruktura. MCK może zapewnić przestrzenie odpowiednie zarówno dla części dziennej, konferencyjnej, wystawienniczej, jak i wieczornej, z galą, koncertem czy bankietem – jest to więc oferta kompleksowa. MCK oferuje także nowoczesne przestrzenie z zaawansowaną techniką IT/AV.

To ważny aspekt dla branżowych spotkań, które często wymagają sprawnego przekazywania informacji, wykorzystania prezentacji multimedialnych czy transmisji na żywo. Wysoki poziom techniczny obiektu gwarantuje sprawny przebieg wydarzeń i zapewnia komfort zarówno prelegentom, jak i uczestnikom.

Inne zalety branżowych spotkań w MCK?

M.S. Doskonały catering w MCK gwarantuje uczestnikom wysokiej jakości posiłki i przerwy kawowe, co stanowi ważny element sukcesu każdej konferencji, a profesjonalne wsparcie ze strony zespołu MCK sprawia, że organizacja wydarzenia przebiega sprawnie i zgodnie z oczekiwaniami.

Ostatnim, ale równie ważnym aspektem, jest lokalizacja MCK w Katowicach. To doskonale skomunikowane miasto, co ułatwia dojazd uczestnikom z kraju i z zagranicy. Dodatkowo lokalizacja w samym sercu miasta powoduje, że bogata baza hotelowa w okolicach MCK zapewnia uczestnikom wygodne zakwaterowanie, a to bez wątpienia wpływa na odbiór miejsca organizacji eventu.

Co podnosi rangę takich wydarzeń, co wpływa na ich szerszy wydźwięk?

M.S.: Ranga wydarzeń i ich szeroki wydźwięk są pochodną wielu czynników. Oprócz tych najbardziej oczywistych, jak merytoryka czy skład zaproszonych panelistów, istotne jest samo miejsce, które pod wieloma względami powinno zapewnić wygodę uczestnikom. Wybór odpowiedniej lokalizacji zwiększa szansę na zainteresowanie większej liczby osób, nie tylko z kraju, ale i z zagranicy, co dodaje prestiżu organizowanemu wydarzeniu.

Dobrze skomunikowane miasta, jak Katowice, ułatwiają potencjalnym uczestnikom dojazd do miejsca docelowego, a to z kolei może wpłynąć na zwiększenie znaczenia wydarzenia. Kolejnym aspektem, który wpływa na postrzeganie konferencji, jest infrastruktura obiektu. MCK w Katowicach, jako nowoczesne centrum kongresowe, zapewnia doskonałe warunki dla uczestników podczas wydarzenia.

Uczestnicy doceniają to, że obiekt spełnia ich oczekiwania i zapewnia odpowiednie udogodnienia do prowadzenia prezentacji, dyskusji i sesji naukowych. Przyjemne i funkcjonalne przestrzenie zachęcają do aktywnego uczestnictwa i pozostawiają pozytywne wrażenie. Wysoki standard i profesjonalne usługi w nowoczesnym obiekcie pozwalają uczestnikom całkowicie skupić się na merytorycznej stronie wydarzenia, bez potrzeby martwienia się o aspekty organizacyjne.

Co wzmacnia atrakcyjność takich wydarzeń?

M.S. Istotna jest także oferta aktywności wokół konferencji, a miasto Katowice z niepowtarzalną salą Narodowej Orkiestry Symfonicznej Polskiego Radia i nowoczesnym Muzeum Śląskim, tuż obok MCK, zapewniają opcje ciekawych uzupełniających wydarzeń dla uczestników kongresów.

 

Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.

• HCC
• SPODEK
• FORUM RYNKU ZDROWIA
• MIĘDZYNARODOWE CENTRUM KONGRESOWE
• HCC2022
• KONGRES WYZWAŃ ZDROWOTNYCH