Trudna sztuka wdrażania

Autor: RZ • • 14 lipca 2015 12:45

Jakie są najważniejsze warunki sprawnego wdrażania szpitalnych systemów informacyjnych (HIS)? Odpowiedzi na to pytanie udzielają w naszym raporcie przedstawiciele dostawców rozwiązań IT dla placówek medycznych.

Trudna sztuka wdrażania

Jan Butkiewicz,

zastępca dyrektora pionu ds. sprzedaży, pion Opieki Zdrowotnej, Asseco Poland:

Zaangażowanie, doświadczenie i determinacja

Przy wdrażaniu rozwiązań IT po stronie szpitala zdecydowanie najważniejszym czynnikiem sukcesu jest zaangażowanie dyrekcji i jej realna wola wdrożenia systemu. Dyrekcja powinna pomóc dostawcy w wykreowaniu pozytywnej atmosfery dla nowego rozwiązania, które będzie traktowane jako narzędzie poprawy wzrostu efektywności pracy oraz jakości leczenia, a także lepszej obsługi pacjenta. Ważne jest także określenie celów związanych z wdrożeniem i ogłoszenie ich pracownikom szpitala, co potwierdzi wagę całego przedsięwzięcia.

Dyrekcja powinna brać udział w okresowych spotkaniach, a także wyznaczyć po stronie szpitala koordynatora wraz z nadaniem mu mocy decyzyjnej. Bardzo dobrze jest, gdy tworzy się całą strukturę osób, odpowiedzialnych za działania po stronie szpitala (np. koordynatorzy - liderzy na oddziałach).

Po stronie dostawcy ważny jest doświadczony i zdeterminowany zespół oraz dopracowany produkt na najwyższym poziomie. W obecnych czasach, kiedy technologie informatyczne na co dzień zagościły w codziennym życiu, system musi wykorzystywać technologie, do których jesteśmy przyzwyczajeni - np. wykorzystywać przeglądarkę internetową i działać na tabletach. W innym przypadku użytkownicy mogą być rozczarowani.

Drugim elementem są profesjonalne zasoby - dostawca systemu musi mieć wystarczającą liczbę ludzi do tego, by się w pełni zaangażować we wdrożenie, od fazy przedwdrożeniowej do pełnego użytkowania systemu. Bez tego projekt się nie powiedzie.

Ważne, by pomiędzy szpitalem i dostawcą obowiązywały jasne, najlepiej spisane zasady komunikacji oraz by nie eskalować ewentualnych problemów. Ponadto, istotne jest praktyczne uzgodnienie trybu odbiorów pomiędzy stronami - czasami musi być on doprecyzowany w trakcie analizy przedwdrożeniowej, już po podpisaniu kontraktu.

Magdalena Oczkiewicz,

dyrektor konsultingu,

Comarch Healthcare:

Najpierw analiza

i określenie celu

Przygotowanie do sprawnego wdrożenia systemu klasy HIS rozpoczyna się na długo przed pojawieniem się w placówce medycznej przedstawicieli dostawcy oprogramowania. Cały projekt poprzedzony powinien być staranną analizą zawierającą dokładnie sformułowany cel informatyzacji (np. konieczność dostosowania do wymogów prawnych, optymalizacja kosztów lub procedur zarządzania itd.) oraz jej zakres.

Kluczowe jest również opracowanie szczegółowego budżetu uwzględniającego wszystkie koszty związane z wdrożeniem, jak i koszty utrzymania nowego systemu w kolejnych latach. Jeżeli planowane wdrożenie ma na celu zastąpienie już działającego systemu klasy HIS, warto zdefiniować wady poprzedniego rozwiązania oraz sposoby na ich eliminację w ramach nowego projektu.

Warto również zadbać o analizę obecnych procedur obowiązujących w placówce, z podkreśleniem tych obszarów, które zostaną znacznie zmodyfikowane po wdrożeniu rozwiązania. Dzięki temu nowe standardy nie będą zaskoczeniem, a ich egzekwowanie nie zdezorganizuje pracy szpitala.

Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestie związane z integracją nowego programu do już istniejącego ekosystemu. Dokonanie rzetelnej oceny obecnego stanu infrastruktury technicznej również znacząco usprawnia przeprowadzenie wdrożenia.

Rozpoczęcie właściwego wdrożenia poprzedza podpisanie umowy. Na tym etapie kluczowe jest jasne określenie odpowiedzialności i zakresu obowiązków obu stron. Jeszcze przed rozpoczęciem prac warto poświęcić czas na określenie jasnych zasad zarządzania ryzykiem związanym z prowadzeniem projektu.

Z punktu widzenia dostawcy oprogramowania twierdzenie, że sukces wdrożenia zależy od jakości produktu, jest błędne. Oczywiście produkt jest ważny, ale w dużej mierze na sukces wdrożenia pracuje zespół projektowy. Niezwykle ważne jest tu dopasowanie charakterologiczne poszczególnych członków zespołu, ich umiejętność pracy z klientem, znajomość specyfiki pracy jednostek szpitalnych. Kluczowe jest określenie jasnych zależności i mechanizmów komunikacyjnych po obu stronach wdrożenia (wyznaczenie kierownika projektu i osób merytorycznie odpowiedzialnych za poszczególne obszary) - zarówno wewnątrz zespołu, jak i z przedstawicielami klienta.

Michał Zorzycki,

dyrektor wydziału systemów ochrony zdrowia, Kamsoft S.A.:

Przygotujmy personel do zmiany

Najważniejszym warunkiem sprawnego wdrożenia systemu HIS jest podejście do tematu od strony merytorycznej i użyteczności. Pierwszym krokiem jest przygotowanie się do poniesienia nakładów na infrastrukturę sprzętowo-sieciowo-programową. Paradoksalnie, to stosunkowo proste i szybkie w realizacji zadanie, jednak w całej operacji informatyzacji najbardziej kosztowne. Dlatego o finansach warto pomyśleć wcześniej, aby koszty inwestycji realizowanej w krótkim czasie nie przekroczyły możliwości placówki.

Zaraz po zakończeniu fazy inwestycyjnej następuje proces wyboru i wdrożenia oprogramowania biznesowego. Prezentacje systemów różnych oferentów pozwolą ocenić ich użyteczność. W trakcie tworzenia strategii informatyzacji warto też polegać na doświadczeniu dostawcy rozwiązań IT. Podczas wdrożenia doświadczeni konsultanci podpowiedzą, w jaki sposób zoptymalizować niewydajne procesy, pomogą udoskonalić obsługę pacjenta i procedury sprawozdawcze, wskażą nowe i pomocne narzędzia pracy.

Jednym z istotnych warunków powodzenia projektu jest właściwe przygotowanie personelu placówki do obsługi oprogramowania, niejednokrotnie przestawienie pracowników do pracy na nowych urządzeniach (tablety) i obsługi rozwiązań mobilnych oraz oszacowanie nakładów czasowych niezbędnych do przeszkolenia personelu placówki. Pamiętajmy, że wartość systemu mierzymy umiejętnością jego obsługi przez użytkownika. Osoby dobrze przygotowane i przeszkolone, znające nowe procedury, rodzaje dokumentów i ścieżki obiegu informacji, pracując w warunkach rzeczywistych, pod napięciem, w stresie i przy pojawianiu się sytuacji niestandardowych, poradzą sobie bez problemów.

Paweł Ozorowski,

prezes zarządu Konsultant IT Sp. z o.o.:

Wdrożenie racjonalnie podzielmy na fazy

Sprawne i skuteczne wdrożenie systemu HIS w szpitalu to wyzwanie dla obu stron. Dla szpitala to zwykle kilkumiesięczna rewolucja na niemal każdym stanowisku pracy, dlatego przemyślane zaplanowanie elementów całego procesu i dostosowanie do rytmu pracy szpitala jest warunkiem koniecznym. Każde nasze wdrożenia uprzedzane są wieloma spotkaniami roboczymi z klientem i licznymi analizami przedwdrożeniowymi.

Zakup systemu HIS jest zwykle finansowany przez instytucje zewnętrzne (organ tworzący/środki UE), które wymuszają czasami nierealnie krótkie terminy na realizację całego wdrożenia. W ten sposób mamy wielki wybuch zamiast wdrożenia racjonalnie podzielonego na fazy. Z tym też trzeba umieć sobie poradzić.

W takich sytuacjach kolejność prowadzonych prac to klucz do udoskonalenia sprawności i efektywności procesu. Implementacja HIS to wielowątkowy ciąg zadań, który musi przebiegać w systemie just in time. Nie ma sensu szkolenie pracownika obsługi aplikacji, która jeszcze nie jest skonfigurowana, albo wyposażanie stanowiska w urządzenie, którego jeszcze nikt nie potrafi obsłużyć. Nie wygenerujemy też statystyk, jeżeli wcześniejsze ogniwa systemu nie wprowadziły danych etc.

Instalacja, konfiguracja i przeniesienie danych do nowego systemu wymagają też od wdrożeniowców kierowania się bezwzględnymi priorytetami, do których należy np. uchwycenie każdego zdarzenia medycznego, które pozwoli na terminowe i kompletne rozliczenie się z NFZ.

Planowanie szkoleń musi uwzględniać czas pracy poszczególnych grup zawodowych i ich doświadczenie w obsłudze podobnych programów. Często to doświadczenie jest bardzo skromne, dlatego pierwsza konfrontacja użytkowników z nowym systemem jest trudna - pracują wolniej i z presją obaw, czy podołają nowemu wyzwaniu. Dobry wdrożeniowiec musi być cierpliwym nauczycielem.

Nasze doświadczenie pokazuje, że najpłynniej przebiegają wdrożenia w jednostkach, w których zarząd i kadra kierownicza szpitala solidarnie i konsekwentnie przekonuje cały zespół, że przejście na system informatyczny jest działaniem przemyślanym i koniecznym. Zmiana rodzi opór, a jeżeli jest on manifestowany np. przez wpływowego pracownika, to jego niechęć do współpracy może zachęcić innych i "powalić na kolana" najlepszy system.

Rafał Dunal,

prezes zarządu SI Alma Sp. z o.o.:

Nie kupować kota w worku

Idealną sytuacją jest, gdy oczekiwania zamawiającego (szpitala) są adresowane przez funkcjonalność systemu oferowanego przez producenta, a wszystko to mieści się w posiadanym przez szpital budżecie. Niestety, rzadko wszystkie te warunki są spełnione. Ważne jest też, żeby nie kupować "kota w worku".

SI Alma jako dostawca ma ten komfort, że posiada w swojej ofercie oprogramowanie Eskulap, które poza wspomnianym szerokim zakresem funkcjonalnym cechuje także wysoki poziom zaawansowania technologicznego. Walory takie jak hybrydowy interfejs użytkownika (tzw. gruby klient + web) czy w pełni konfigurowalne pod potrzeby użytkownika formularze agregujące wiele danych (kokpit lekarski, ordynacja lekarska) powodują, że system zyskuje coraz większe uznanie użytkowników.

Ich grono już należy uznać za znaczące, ponieważ dysponujemy wieloma wdrożeniami na terenie kraju, co pozwala nam na etapie rozmów z potencjalnymi klientami prezentować dobrze funkcjonujące instalacje. Taka weryfikacja rzeczywistych możliwości oprogramowania HIS jest dużo bardziej wartościowa niż weryfikacja na podstawie suchych prezentacji czy samych materiałów reklamowych.

Marek Dynowski,

prezes spółki Medinet, Grupa Simple SA:

Bardzo starannie opracujmy specyfikację

Aby można było z sukcesem przeprowadzić projekt informatyzacji szpitala, należy bardzo dobrze przygotować się już na etapie przeprowadzenia procesu zakupowego. W pierwszej kolejności należy określić zakres systemu, jaki mamy zamiar zakupić i wdrożyć. Ważna jest również decyzja, czy kupujemy system nowy, czy rozbudowujemy oprogramowanie, jakie w pewnym zakresie funkcjonuje już w naszej jednostce.

Kolejny ważny etap to właściwe przygotowanie specyfikacji, ponieważ w zdecydowanej większości zakup systemu musi się odbyć w oparciu o procedurę przetargową. Ten etap powinien być przygotowany ze szczególną starannością, bo jak pokazuje praktyka, nieprecyzyjnie przygotowana dokumentacja przetargowa potrafi spowodować, że sam proces wyłonienia dostawcy może trwać dłużej niż prace wdrożeniowe. Warto na tym etapie skorzystać z zewnętrznych specjalistów mających duże doświadczenie w opracowywaniu dokumentacji do projektów informatycznych.

Właściwie określone warunki w procesie przetargowym mogą zdecydować o sukcesie lub porażce całego projektu, a należy pamiętać, że według większości raportów tylko 25% projektów informatycznych kończy się pełnym sukcesem, co oznacza, że został utrzymany harmonogram, nie przekroczyliśmy budżetu i zakres funkcjonalny dostarczonego i wdrożonego systemu jest w pełni zgodny z naszymi założeniami.

Jeśli już zakończone zostanie postępowanie przetargowe i zostanie podpisana umowa z wykonawcą systemu, możemy przystąpić do wdrożenia. W pierwszym kroku należy powołać zespół koordynujący, który będzie składał się z personelu szpitala i personelu dostawcy. Ważnym elementem jest przeprowadzenie analizy wdrożeniowej uszczegóławiającej wymagania zapisane w SIWZ. Głównie chodzi o uszczegółowienie zakresu dokumentacji i procesów organizacyjnych, które mają być objęte wdrażanym systemem.

Bardzo istotną częścią analizy jest ustalenie realnego harmonogramu szkoleń personelu i dopilnowanie, aby szkolenia odbywały się zgodnie z wyznaczonym planem. Należy przy tym zadbać, aby szkolenia były realizowane w formie warsztatowej, a nie prezentacji poszczególnych modułów dostępnych we wdrażanym systemie.

Mariusz Kleszczewski

Prezes Zarządu Gabos Software Sp. z o.o.:

Upewnijmy się, czy dostawca jest dopasowany do szpitala

O sprawnym wdrożeniu systemu HIS decyduje wiele czynników, jednak kluczową rolę odgrywa w tym procesie świadomość i poziom zaangażowania osób zarządzających szpitalem. Mówiąc o świadomości, mam na myśli zrozumienie, jak istotną zmianę w funkcjonowaniu szpitala i personelu wprowadza wdrożenie systemu, który będzie z jednej strony automatyzował pewne czynności, z drugiej zapewniał rejestrację zdarzeń, z trzeciej zaś dostarczał informacji zarządczej na poziomie operacyjnym i strategicznym.

Zaangażowanie odpowiednich osób, zarządzanie emocjami personelu i konsekwencja w realizacji projektu są równie ważne, jeżeli nie ważniejsze od tego, jakiej firmy system wdrożymy. Współpraca obu stron, dostawcy i zamawiającego, oraz odpowiedni przydział ról i odpowiedzialności pozwalają osiągnąć cele projektu wdrożeniowego. Tutaj pojawia się też kwestia właściwego określenie zakresu projektu, aby można było precyzyjnie rozliczyć efekty wdrożenia. Tego nie da się zrobić bez rzetelnej analizy przed rozpoczęciem projektu lub wykonaniem jej jako pierwszego kroku wdrożenia.

Na szczęście na rynku jest kilka firm gotowych zarówno technologicznie, jak i procesowo do realizacji dużych projektów wdrożeniowych, do jakich zaliczają się wdrożenia systemów informatycznych w szpitalach. Przy wyborze dostawcy należy upewnić się, że jest on dopasowany do szpitala pod względem kultury pracy, elastyczności, a także skali prowadzonego biznesu. Wybór zbyt małego dostawcy wnosi ryzyko niewystarczającego potencjału i nieutrzymania pozycji rynkowej, zbyt duży dostawca to zazwyczaj ryzyko niewielkiej wrażliwości na potrzeby klienta i tym samym elastyczności, która jest niezbędna we współczesnym świecie biznesu.

Ważnym jest, aby upewnić się, że deklarowana elastyczność ma oparcie zarówno w kulturze organizacyjnej dostawcy, jak i produkcie oraz technologiach, w jakich ten produkt został wytworzony. W tym zakresie istnieją istotne różnice, które mogą powodować, że nawet drobna zmiana będzie wymagała długiego oczekiwania lub spotka się z odmową realizacji. Czasem będzie to oznaczać brak możliwości rozwoju lub realizacji istotnych funkcji szpitala.

Pamiętajmy, że nie ma dwóch identycznych szpitali, a zmienność otoczenia wymaga umiejętności dostosowania się, a tym samym modyfikacji procesów biznesowych realizowanych przez systemy. Rola dostawcy staje się tu kluczowa.

Rafał Włach,

dyrektor ds. strategii i rozwoju CompuGroup Medical Polska:

Ważna jest umiejętność pozyskiwania odpowiednich specjalistów

Wdrożenie systemu informacyjnego w szpitalu dotyczy praktycznie wszystkich procesów przebiegających w placówce - począwszy od zarządczych do diagnostyczno-terapeutycznych. Prawidłowy przebieg wdrożenia z zakresu IT wymaga częstych konsultacji z dyrektorem jednostki lub jego zastępcami. Bez zaangażowania zarządu szpitala trudno wyobrazić sobie prawidłową realizację projektu IT.

Informatycy posiadają oczywiście dużą wiedzę techniczną i merytoryczną, jednak kwestia ustalania zasad pracy w systemie informacyjnym i koniecznych zmian w nich następujących pozostaje w kompetencji dyrektora. To właśnie on odpowiada za wprowadzenie nowych zasad pracy zakładu, które mogą przecież kolidować ze starymi przyzwyczajeniami. Wówczas menedżer staje się z jednej strony negocjatorem, a z drugiej propagatorem nowych rozwiązań. Oczywiście nasze zespoły wdrożeniowe są w stałym kontakcie nie tylko z dyrektorem naczelnym, ale także jego zastępcami ds. medycznych oraz technicznych lub administracyjnych.

Wiedza szefów szpitali dotycząca informatyzacji w ostatnich latach bardzo wzrosła, m.in. za sprawą udziału w projektach ujętych w ustawie o systemie informacji w ochronie zdrowia. Silna jest już także świadomość potrzeby wprowadzania kolejnych rozwiązań informatycznych. Jeśli natomiast chodzi o priorytety w wydatkach szpitalnych, wydaje się, że wciąż na pierwszym miejscu jest sprzęt, ale i to się zmienia. Dyrektorzy coraz częściej poszukują rozwiązań, które umożliwiają zarządzanie procesowe.

Wracając do roli szefów szpitali w procesach informatyzacyjnych - bardzo ważna jest umiejętność pozyskiwania odpowiednich specjalistów do zespołów zajmujących się wdrożeniami IT. Obecnie to właśnie obszar HR stwarza wielu szefom szpitali być może największy problem, co wynika z ograniczonych środków na wynagrodzenia specjalistów, także w zakresie IT.

Ta materia jest obecnie naprawdę bardzo złożona i wymaga projektowego zarządzania na odpowiednim poziomie. Pamiętajmy, że nie zawsze osoba z doskonałą wiedzą techniczną jest dobrym liderem projektu. Dlatego warto zastanowić się nad wprowadzeniem w polskich szpitalach - wzorem wielu krajów zachodnioeuropejskich - stanowiska CIO (chief information officer), czyli osoby w randze członka zarządu spółki lub wicedyrektora szpitala, który odpowiada za całość polityki informacyjnej jednostki, obejmującej tak wiele obszarów - od medycznego po administracyjny.

Podaj imię Wpisz komentarz
Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin forum