We wprowadzeniu do dyskusji Bartosz Krawczyk, menedżer w zespole ochrony zdrowia w Deloitte Consulting, wskazał, że stosowanie outsourcingu w szpitalach podzielić można na trzy zasadnicze grupy: niemedyczne usługi wsparcia, funkcje wsparcia medycznego oraz procesy czysto medyczne. - Ta pierwsza grupa jest wciąż najpopularniejsza, dotyczy m.in. sprzątania, cateringu, ochrony, a także obszaru administracyjnego, np. obsługi informatycznej.

 

Zwykle od tych właśnie sfer szpitale zaczynają swoją "przygodę" z outsourcingiem - mówił Dariusz Krawczyk.

- Przykłady funkcji wsparcia medycznego to m.in. diagnostyka obrazowa czy laboratoryjna, transport medyczny - wyliczał. - Wreszcie trzecią grupę stanowi pełny outsourcing określonych oddziałów szpitala lub zespołów - np. radiologicznego, anestezjologicznego. Na razie tego rodzaju outsourcing nie jest w Polsce powszechny, ale rozwija się w innych krajach europejskich, umożliwiając racjonalne zarządzanie kosztami.

Wymagania i standardy

Doc. Maciej Kowalczyk, dyrektor Uniwersyteckiego Szpitala Dziecięcego w Krakowie-Prokocimiu i prezes Stowarzyszenia Dyrektorów Szpitali Klinicznych, przypomniał, że kiedy outsourcing wkraczał dopiero do polskich lecznic, dość często był gloryfikowany jako idealne narzędzia służące racjonalizowaniu kosztów funkcjonowania placówek.

- Obecnie jesteśmy bogatsi o wiele doświadczeń w tej materii.

Outsourcing trzeba stosować, gdy w danej jednostce takie rozwiązanie zwyczajnie się opłaca. Wszystkie usługi, które nie są ściśle związane z działalnością medyczną szpitala, teoretycznie mogą być realizowane w outsourcingu. Potentat np. w zakresie sprzątania, m.in. za sprawą efektu skali, wykona tę usługę taniej - mówi dyrektor krakowskiego szpitala.

- Przywołam dwa nasze doświadczenia z outsourcingiem w naszym szpitalu - pozytywne i negatywne. To pierwsze dotyczyło wspomnianego sprzątania. Tę usługę - poza oddziałami wymagającymi naszej szczególnej uwagi, jak m.in. intensywna terapia, blok operacyjny czy transplantologia - powierzyliśmy zewnętrznej firmie. Koszty okazały się o 30% niższe.

Drugie doświadczenie związane jest z outsourcingiem żywienia naszych pacjentów. Niestety, jakość tej usługi była bardzo niska i zdecydowaliśmy ponownie sami prowadzić kuchnię.

Dyrektor Kowalczyk zaznaczył, iż outsourcing ma przed sobą przyszłość, pod warunkiem, że firmy współpracujące ze szpitalami będą spełniały wysokie wymagania i prze strzegały wyznaczonych standardów: - Warto także zachować w szpitalu możliwość wykonania określonych usług we własnym zakresie, co zapobiegnie niezdrowemu monopolowi niektórych firm - zastrzegł prezes Stowarzyszenia Dyrektorów Szpitali Klinicznych.

Nie możemy być omnibusami

Bogate doświadczenia w stosowaniu outsourcingu ma Wojewódzki Specjalistyczny Szpital im. dr. Wł.

Biegańskiego w Łodzi, który przekazywanie różnych usług firmom zewnętrznym rozpoczął już w 2001 roku, kiedy własne zaplecze placówki wymagało bardzo dużych nakładów inwestycyjnych.

- Musieliśmy sobie odpowiedzieć na pytanie - czy dodatkowe środki przeznaczyć na remont kuchni lub pralnię, czy na zakup sprzętu medycznego - przypominała Małgorzata Majer, dyrektor łódzkiej lecznicy i prezes Stowarzyszenia Menedżerów Opieki Zdrowotnej STOMOZ.

- Obecnie praktycznie nie mamy personelu niższego. Zdecydowaliśmy się stopniowo przekazywać na zewnątrz m.in.: usługi logistyczne, w tym wewnętrzny transport sanitarny, a ponadto catering, sprzątanie, pranie z pełnym leasingiem pościeli i odzieży, dezynfekcję, sterylizację - wylicza Małgorzata Majer.

Podkreśla, że należy zwracać uwagę nie tylko na aspekt ekonomiczny, ale i jakość usług świadczonych przez zewnętrzne firmy: - Jestem jednak zwolenniczką outsourcingu, gdyż szpital powinien przede wszystkim zajmować się diagnostyką i leczeniem. Nie możemy być omnibusami - stwierdza prezes STOMOZ-u.

Jakość i nadzór

Jeszcze wcześniej niż łódzki Szpital im. Biegańskiego - bo w 2000 r. - z outsourcingu zaczął korzystać Specjalistyczny Szpital Miejski im. M. Kopernika w Toruniu. Jakie były tego przyczyny?

- Miasto podjęło decyzję o rozbudowie szpitala, aby sprostać wymogom ówczesnego rozporządzenia ministra zdrowia. Powołany został także zespół ds. kontroli jakości. Właśnie czynnik jakości był powodem, dla którego wiele zakresów funkcjonowania naszej jednostki postanowiliśmy przekazać zewnętrznym podmiotom.

Dzięki temu szpital może się skupić głównie na działalności leczniczej - tłumaczy Krystyna Zaleska, dyrektor szpitala w Toruniu.

Lecznica w formule outsourcingu korzysta m.in. z transportu medycznego, zespołu anestezjologów, sterylizacji oraz diagnostyki obrazowej. - Czy nam się to opłaca? Powiem tak - jakość musi się opłacać i powinna się zwrócić. W zakresie usług, które mamy w outsourcingu, dwukrotnie zwiększyły się wskaźniki zadowolenia pacjentów - mierzone liczbą ocen bardzo dobrych - dodała dyrektor Zaleska. - Prowadzimy nadzór nad pracą wynajmowanych firm poprzez nasze audyty zewnętrzne.

Toruński szpital prowadzi także analizę udziału poszczególnych dziedzin w ogólnych kosztach lecznicy - przed i po wprowadzeniem outsourcingu.

Na przykład udział wyżywienia sięgał 4% kosztów prowadzenia placówki, a po wdrożeniu outsourcingu spadł do 2%; sprzątanie - odpowiednio z 3% do 1,3%; sterylizacja - z 2,5% do 0,9%.

Nie ma róży bez kolców

- Oczywiście należy korzystać z outsourcingu, ale bardzo ważna jest przy tym świadomość ograniczeń, a także zagrożeń, jakie to narzędzie może stwarzać - stwierdził Dariusz Kostrzewa, dyrektor Pomorskiego Centrum Traumatologii - Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego w Gdańsku. Jak przyznał, lecznica, którą od niedawna kieruje, ma duże, wręcz "przeraźliwie bogate" doświadczenia z outsourcingiem.

- Dotyczyły kiedyś nawet całej obsługi księgowej i zarządzania zasobami ludzkimi, co podczas pierwszej kontroli wywołało sprzeciw podmiotu tworzącego (samorząd województwa pomorskiego - przyp. red.) i zaniechano tej praktyki - powiedział Dariusz Kostrzewa. - Obecnie już sami zarządzamy personelem i działalnością finansową.

- Zagrożeniem może być utrata kontroli nad branżą, którą powierza się zewnętrznej firmie. Oczywiście kluczem do sukcesu jest dobra umowa, należy m.in. bardzo wnikliwie rozważyć okres, na jaki zostaje zawarta - wskazywał dyrektor PCT w Gdańsku. - Krótkie okresy umów sprzyjają zdyscyplinowaniu dostawców usług oraz pozwalają częściej negocjować obniżenie ceny.

Rolę outsourcingu w restrukturyzacji finansowej warszawskiego Centrum Onkologii omówił Dominik Kołodziej, kierownik działu analiz ekonomicznych i rozliczeń tego Instytutu.

- Restrukturyzacji podlegało kilka dziedzin, m.in. sfera kadrowa oraz działalność pomocnicza. Zdecydowaliśmy się na wydzielenie kuchni i w ciągu roku spowodowało to zmniejszenie kosztów jej funkcjonowania o ponad 2 mln zł. Stanowi to dość znaczącą kwotę w przypad ku jednostki charakteryzującej się niską, bo na poziomie 3%, rentownością - powiedział Dominik Kołodziej. - Centrum przymierza się do przekazania zewnętrznej firmie usługi prania.

Potencjał outsourcingu medycznego

Maciej Tarasiuk, dyrektor sprzedaży szpitalnej Toruńskich Zakładów Materiałów Opatrunkowych SA, ocenił potencjał polskiego rynku outsourcingu w zakresie prania i wynajmu bielizny, a także sterylizacji narzędzi chirurgicznych, materiałów opatrunkowych oraz odzieży szpitalnej.

- Z naszych doświadczeń wynika, że polskie szpitale coraz śmielej patrzą na rozwiązania outsourcingowe. Jeszcze kilkanaście lat temu tę formułę stosowano głównie w zakresie działań pomocniczych - np. ochrony. Natomiast od kilku lat zauważamy duże zainteresowanie usługami obejmującymi outsourcing medyczny, w którym mamy największe doświadczenie - mówił dyrektor Tarasiuk, przypominając, iż w 2001 r. TZMO uruchomiło pierwszą usługową sterylizację.

- Konkurencja pomiędzy placówkami, a także rosnące wymagania płatnika powodują, że szpitale szukają nowych rozwiązań poprawiających efektywność zarządzania.

Bardzo ważnym elementem outsourcingu jest fakt, iż w puli środków na finansowanie działalności lecznic są również wydatki inwestycyjne - wskazał Maciej Tarasiuk.

Podkreślał, że uruchomienie centralnej sterylizatorni - w związku z licznymi wymogami ujętymi w regulacjach prawnych - wiąże się obecnie z koniecznością poniesienia bardzo wysokich nakładów.

- Często te nakłady nie bronią się ekonomicznie, a centralna sterylizacja nie jest w pełni wykorzystywana.

Dlatego zgadzam się z tezą, że szpitale muszą poszukiwać najbardziej opłacalnych rozwiązań, ale także podnosić jakość, a tym samym swoją konkurencyjność - dyrektor Tarasiuk wymieniał okoliczności dowodzące, iż potencjał outsourcingu w Polsce jest duży, szczególnie w zakresie medycznym. Dotyczy to m.in. wynajmu instrumentarium chirurgicznego czy pakietowania tzw. setów na potrzeby konkretnych zabiegów.

Szpital wymaga i kontroluje

Uczestnicy dyskusji mówili także o tym, jak ustrzec się przed wybraniem niesolidnego usługodawcy oraz jakie elementy powinna zawierać dobrze skonstruowana umowa szpitala z zewnętrzną firmą.

W tym kontekście wyniki kontroli NIK z 2008 r., dotyczące m.in. usług sprzątania w szpitalach, przypomniała Anna Ziółko z Samodzielnej Pracowni Profilaktyki Zakażeń i Zakażeń Szpitalnych w Narodowym Instytucie Leków i ekspertka Stowarzyszenia Higieny Lecznictwa (SHL).

- Outsourcing nigdy nie uwolni podmiotu leczniczego od odpowiedzialności wobec pacjenta. Gwarancją dobrej jakości jest szczegółowa procedura opracowana przez szpital, określająca rodzaj czynności, częstotliwość jej wykonywania, a także to, czym jest wykonywana - w przypadku np. sprzątania - jakimi preparatami i środkami czystości - mówiła Anna Ziółko.

Podkreślała też konieczność zawarcia odpowiedniej umowy. Taki kontrakt musi jasno określać (definiować) podwykonawców oraz umożliwiać szpitalowi rzeczywisty, bieżący nadzór nad sposobem wykonania usługi: - To bardzo ważne, gdyż w wielu sprawach sądowych oka zuje się, że firma, z którą mamy podpisaną umowę, zleca np. badania laboratoryjne innemu podmiotowi.

Szpital musi więc mieć, zagwarantowany umową, wgląd w listę takich podwykonawców, a także zapewnione prawo do kontrolowania pracy firmy zewnętrznej.

Ekspertka SHL wskazywała, że aby taka kontrola była efektywna, musi być prowadzona na podstawie oceny zużycia, np. środków czystości, w oparciu o faktury. - W trakcie kontroli NIK 2008 r. mieliśmy w szpitalach ogromne problemy, aby nawet na żądanie NIK szpitale i firmy zewnętrzne dostarczyły szczegółowe opisy procedur. Jak więc ktoś jest w stanie rzetelnie wyliczyć koszt usługi, skoro nie potrafi powiedzieć, jakiej ilości sprzętu lub środków użył? - pyta retorycznie Anna Ziółko.

Rozmawiajmy

Dariusz Ćwik, radca prawny z Kancelarii Radców Prawnych Ćwik i Partnerzy Spółka Partnerska, zwrócił uwagę, iż w przypadku roszczeń pacjentów pierwszym ich adresatem jest szpital, a nie wynajęta przez placówkę firma zewnętrzna. - W umowie dotyczącej outsourcingu możemy umieścić także kwestię uruchomienia tzw. polisy kontraktowej, której koszty są ujęte w cenie danej usługi - wyjaśniał prawnik.

Od niedawna prawo zamówień publicznych umożliwia zamawiającym - jeszcze przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówienia, w ramach tzw. dialogu technicznego - pozyskiwanie wiedzy na temat kupowanego sprzętu czy usługi lub korzystanie z doradztwa, które może znaleźć zastosowanie w trakcie przygotowywania specyfikacji.

- Dialog techniczny pozwala zamawiającym m.in. pozyskiwać z rynku know-how, a pośrednio pomaga także trafnie oszacować koszty usługi - stwierdził Dariusz Ćwik.

Standaryzacja usług

W trakcie konferencji swoimi doświadczeniami we współpracy ze szpitalami podzielili się także zagraniczni goście. Bas Mulder, project manager w holenderskiej firmie Hospital Logistics (Holandia), przedstawił model kompleksowego, w pełni zinformatyzowanego systemu zaopatrzenia lecznic we wszelkiego rodzaju wyroby - od napojów po materiały medyczne.

Z kolei Winfried Schroder, współwłaściciel firmy Schnorrenberg Chirurgiemechanik GmbH z Wandlitz (Niemcy) - specjalizującej się w przywracaniu stanu technicznego instrumentów chirurgicznych wielorazowego użytku - zwrócił uwagę na standaryzację usług zamawianych przez rożne szpitale w Niemczech, dzięki której możliwa jest ich wspólna obsługa przez podmiot zewnętrzny. Firma z Wandlitz współpracuje ponad 400 klinikami i szpitalami w Niemczech oraz Austrii.

Także zagraniczni prelegenci podkreślali konieczność zawierania bardzo precyzyjnych, szczegółowych umów między szpitalami a firmami zewnętrznymi, jasno określających zasady wykonywania usług oraz nadzoru i kontroli jakości.

Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.