Przyjdzie firma i policzy

Autor: Luiza Jakubiak • • 16 maja 2008 20:53

Rośnie liczba małych i średnich placówek medycznych zainteresowanych prowadzeniem księgowości przez zewnętrzne podmioty

W Polsce outsourcing funkcji finansowo-księgowych kojarzy się głównie z oddaniem pełnej obsługi księgowej do biura rachunkowego. Tymczasem to pojęcie jest znacznie szersze i obejmuje szereg czynności zaplecza szpitala (tzw. backoffice) - w USA naliczono ich ponad 30: od transkrypcji recept, wdrażania IT, finanse, realizację zamówień publicznych i integrację łańcucha dostaw, po wynajęcie sobie dyrektora.
W Stanach Zjednoczonych nikogo więc nie dziwi, że dla szpitala generującego straty szuka się CEO (Chief Executive Officer) - zewnętrznego menedżera, którego zadaniem jest przywrócenie płynności finansowej. Nawet gdy - jak w przypadku jednego z amerykańskich szpitali - wybór pada na byłego... menedżera oczyszczalni ścieków.

Odciążyć lekarza

Wyprowadzenie zwykłej księgowości sprawdza się tylko w przypadku prywatnych gabinetów i niewielkich NZOZ-ów.
Jak twierdzi jeden z pytanych przez nas właścicieli biur rachunkowych, decydują się na to firmy, które nie lubią papierkowej roboty, i które chcą się skupić wyłącznie na swoim biznesie.
- Często decydują motywy czysto finansowe - mówi Marian Szczygieł z biura "MS" w Rzeszowie, które wśród swoich klientów ma kilka gabinetów lekarskich i prywatną klinikę. - Małej firmie nie opłaca się tworzyć własnych struktur księgowych. Za stosunkowo niską cenę placówka kupuje dobrą usługę, za której skutki odpowiedzialność ponosi wykonawca.
Jacek Czerw, właściciel biura rachunkowego Lexus w Krakowie, wskazuje na jeszcze inne korzyści: - Biuro odciąża klientów od wszelkich spraw związanych z dokumentacją: prowadzi księgowość, wypełnia deklaracje, składa je w odpowiednich instytucjach.
Mając odpowiednie upoważnienia, firma rachunkowa reprezentuje swoich klientów przed urzędami. To dotyczy również prowadzonych kontroli podatkowych, które odbywają się w miejscu przechowywania dokumentów, czyli w biurze, a nie w gabinecie. Licencjonowana firma odpowiada za swoje usługi i jej jakość.
- Podejrzewam, że niektórzy z naszych klientów oszczędzają nawet półtora do dwóch etatów - dodaje Jacek Czerw.

Według "przerobu"

Każdorazowo usługa jest wyceniana indywidualnie, ale generalnie zależy od rodzaju i ilości np. przepływających przez firmę faktur zakupu i sprzedaży oraz zatrudnionych osób.
- Jeśli chodzi o gabinety lekarskie, przy uproszczonej księgowości (podatkowa księga przychodów i rozchodów) ceny zaczynają się od 150-200 zł miesięcznie.
Przy pełnej księgowości cena zaczyna się od 600 zł - podaje nam Jacek Czerw.
Jak zauważa Iwona Łaszcz, prezes spółki Accmed, back-office’owej firmy stworzonej pierwotnie do obsługi CM LIM a obecnie oferującej usługi dla podmiotów zewnętrznych, sam outsourcing może nie być tańszy od wynajętego pracownika wykonującego te same czynności.
- Często w kalkulacji klienta nie są liczone koszty biura czy szkolenia zewnętrzne.
A jakie są problemy? Dla działających regionalnie biur w zwiększeniu liczby klientów przeszkadzają ograniczenia terytorialne, szczególnie ze względu na konieczność odbioru dokumentów czy kontakt z władzami skarbowymi.
- Nawet gdyby możliwy był elektroniczny obieg wszystkich dokumentów, nie wyeliminuje się całkowicie kontaktu osobistego pomiędzy pracownikami biura i klientem - ocenia Jacek Czerw.
Jednak, zdaniem prezes Łaszcz, rośnie liczba małych i średnich placówek medycznych zainteresowanych prowadzeniem księgowości, kadr i płac online.
- To rozwiązanie pozwala elektronicznie przesyłać faktury i sprawdzać na bieżąco rozliczenia, przeglądać księgi rachunkowe.
Wystarczy komputer i dostęp do internetu.
Jeżeli zaś chodzi o problemy z lokalizacją klientów, firma radzi sobie korzystając z usług firm kurierskich.

Spółka byłych pracowników

Zupełnie jednak inaczej sytuacja wygląda w przypadku wyprowadzenia na zewnątrz księgowości szpitalnej. Powiedzmy od razu, że większość biur rachunkowych nie jest w stanie zapewnić odpowiedniego poziomu obsługi i komunikacji, a dużym szpitalnym ZOZ-om nie opłaca się korzystać z najprostszej księgowości z powodów ekonomicznych.
- Obniżanie kosztów księgowości w przypadku ZOZ jest trudne do osiągnięcia, gdyż te podmioty nie odliczają podatku VAT - wyjaśnia Rafał Strzelecki, dyrektor firmy Extor, która specjalizuje się w outsourcingu księgowości, płac i controllingu finansowego, również placówek medycznych. - Wiele z nich jest już po reorganizacji i nie ma ogromnych, jak kiedyś, przerostów kadrowych. Poza tym uzyskane oszczędności nie wpływają istotnie na wynik ZOZ-u.
Po drugie, kiedy szpital jest największym pracodawcą w regionie, trudno jest dyrektorowi podjąć decyzję o zwolnieniu księgowej czy kadrowych, by kupić usługi na zewnątrz.
Chyba że powstaje firma tworząca dział księgowo-finansowy na bazie pracowników szpitala. W tym kierunku idą pomysły Krzysztofa Kłosa, dyrektora krakowskiego Szpitala im. Rydygiera.
- Mamy zespół ludzi, który może się usamodzielnić i obsługiwać szpital.
Zastanawiamy się również nad prowadzeniem tego typu usług na zewnątrz - mówi Krzysztof Kłos. - Rozważamy dwa rozwiązania: albo będziemy te usługi świadczyć dla innych placówek, albo nasi pracownicy się usamodzielnią i będą te usługi świadczyć m.in. dla nas.
Dyrektor zdradził, że są prowadzone rozmowy z innym krakowskim szpitalem w celu współpracy w tym zakresie.

Szpitalna specyfika

Wreszcie, ekonomiczna sfera działalności szpitala to nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych.
- W szpitalu mamy wiele dokumentów i materiałów księgowych, które wymagają analizy i czasami dodatkowych działań w postaci prowadzenia rozmów, np. o przesunięcie terminów płatności - mówi Henryka Romanow, dyrektor szpitala w Nowym Dworze Mazowieckim.
- Biura rachunkowe są w stanie księgować dokumenty już prawidłowo przygotowane, dlatego biuro wykona tylko niewielką część pracy księgowej i nie jest w stanie prowadzić polityki finansowej placówki, co jest w gestii dyrektora zakładu.
Podobnego zdania jest Renata Jażdż-Zaleska, prezes Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Niepublicznych Szpitali Samorządowych i dyrektor samorządowego NZOZ-u w Kluczborku.
- Sama specyfika działalności takiego przedsiębiorstwa, jakim jest szpital, jest skomplikowana. Występuje tu szereg zdarzeń nieprzewidzianych, związanych z ratowaniem życia, których koszty muszą być ewidencjonowane w księgowości na bieżąco - mówi prezes Jażdż-Zaleska.
Chyba że - jak dodaje główna księgowa kluczborskiej placówki Ilona Mróz - zajęłaby się tym profesjonalna firma, która wykonywać będzie usługę kompleksowo, łącząc nowoczesną księgowość z budżetowaniem, raportowaniem i analizami finansowymi.

Ważne narzędzie

- Coraz większa grupa dyrektorów zaczyna postrzegać księgowość jako system informacyjny, wspierający ich w skutecznym zarządzaniu jednostką - przekonuje Rafał Strzelecki i stawia pytania: czy dyrektor dysponuje aparatem do śledzenia odchyleń standardowego kosztu procedur medycznych od ich kosztu rzeczywistego? Czy ma dostęp i możliwość samodzielnej analizy kosztów pośrednich, czy polega na prostych, mało przydatnych, generowanych z dużym opóźnieniem raportach? Firma zewnętrzna może pomóc zdefiniować i wdrożyć narzędzia do kontroli finansów SP ZOZ-ów. Zdaniem Rafała Strzeleckiego, nawet mając stary system księgowy, można uzyskać możliwość comiesięcznej analizy i aktualizacji budżetów oraz szybkiego generowania użytecznych raportów pozwalających na bieżąco kontrolować stan finansów jednostki.
- W polskich warunkach wymaga to pozostawienia głównego księgowego w szpitalu, ale może on otrzymać więcej zadań z zakresu zarządzania finansami: zarządzania płynnością, restrukturyzacją finansów, nadzorowaniem wdrażania programów naprawczych - twierdzi Strzelecki.

To dopiero początek

Zaplecze szpitala, m.in. administracyjne, to miejsce, w którym ewentualne problemy oddziałują negatywnie na funkcjonowanie całej placówki.
Poza wspomnianą reorganizacją działu finansowo-księgowego, outsourcing może objąć również inne usługi back-office wpływające na całą strukturę, np. uporządkowanie obsługi pacjenta i likwidację kolejek, sprawną rejestrację, system informatyczny, z którego wynika, jaka ilość procedur została wykonana przez danego lekarza, bezpieczeństwo informacji, doradztwo podatkowe i opiekę prawną (szczególnie przy rosnącej liczbie pozwów przeciw szpitalom).
Oferta Accmedu obejmuje m.in. finanse i księgowość, kadry, szkolenia, wdrażanie ISO, pozyskiwanie środków na rozwój, usługi call center, obsługę prawną, logistykę zamówień sprzętu i środków leczniczych, wdrażanie systemów informatycznych.
- Od outsourcingu w tym zakresie nie będzie ucieczki - przewiduje prezes Iwona Łaszcz. - Kadrowe i płacowe programy informatyczne są bardzo drogie.
Poza tym zyskiwać na znaczeniu będą sprawy sensownie poprowadzonych rozliczeń, nadzorowania kosztów, budowania cenników koniecznych w zakresie współpracy z firmami ubezpieczeniowymi czy klientami prywatnymi.

Podaj imię Wpisz komentarz
Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin forum