W moim przekonaniu każda decyzja zarządcza winna być poprzedzona odpowiednią analizą. Rzetelnie i odpowiednio szczegółowo przygotowane narzędzia informatyczne dają możliwości zidentyfikowania problemu, oceny bieżącej sytuacji i ewentualnych efektów podjętej decyzji - zaznacza Arkadiusz Cysek, prezes zarządu Szpitala Barlinek Sp. z o. o.

Szpital ten korzysta zarówno z systemów informatycznych obsługujących tzw. część białą, jak i administracyjną.

Raporty finansowe i statystyczne

- Najczęściej stosowanym narzędziem informatycznym funkcjonującym w naszym szpitalu są tzw. raporty finansowe i raporty statystyczne - dodaje prezes Cysek.

Raporty finansowe sporządzane są przez systemy administracyjne (np. system finansowo-księgowy). - Odpowiednio opracowane raporty generowane z systemu finansowo-księgowego są kopalnią wiedzy dla zarządzających. Przykładem decyzji, której podstawą są wnioski z danych zawarte w raportach, może być decyzja o zastąpieniu funkcjonowania danej komórki organizacyjnej szpitala umową outsourcingową - np. laboratorium szpitalne, kuchnia, pralnia itp. - podaje szef szpitala w Barlinku.

Wyjaśnia, ż e z kolei rapor t y s tatystyczne sporządzane są przez systemy i n format yc zne obs ługuj ą ce część medyczną działalności szpitala. Przykładem wykorzystania tego typu informacji może być decyzja o utworzeniu przez szpital nowej poradni specjalistycznej w sąsiedniej miejscowości.

- Informacje o osobach zapisanych w kolejce oczekujących na poradę w danej poradni powiązane ze strukturą zamieszkania tych osób pozwalają zwiększyć szanse powodzenia przedsięwzięcia poprzez zlokalizowanie poradni w miejscowości, w której zapotrzebowanie na jej usługi jest największe. Odpowiednio zagregowane dane historyczne gromadzone w systemie informatycznym obsługującym poradnie specjalistyczne pozwalają również zidentyfikować np. potrzeby pacjentów na konkretne zabiegi, potrzeby kadrowe i sprzętowe itp. - wylicza Arkadiusz Cysek.

Wykorzystać potencjał systemów

W opinii Marka Dynowskiego, prezesa zarządu spółki Medinet w Grupie Kapitałowej Simple S.A., zarządzanie jednostką ochrony zdrowia niewiele różni się w warstwie podstawowej od zarządzania innym przedsiębiorstwem usługowym. Mimo że zdecydowanie różni się "produkt", cel zawsze jest taki sam - dostarczyć klientowi, w tym wypadku pacjentowi, jak najlepszą usługę. W przypadku ochrony zdrowia tą usługą jest świadczenie medyczne, które powinno być optymalnie dobrane do potrzeb każdego pacjenta.

Oczywiście za część merytoryczną usług w największym stopniu odpowiadają lekarze, natomiast przygotowanie infrastruktury i zapewnienie odpowiednich warunków do pracy zależy w głównej mierze od kadry zarządzającej. W każdym przedsiębiorstwie, także w jednostkach ochrony zdrowia, zarząd jest rozliczany za osiągnięte wyniki, w głównej mierze finansowe.

- Aby móc w pełni zapanować nad dynamicznie zmieniającą się sytuacją, kadra zarządzająca potrzebuje stałego dostępu do informacji niezbędnej do podejmowania decyzji bieżących oraz strategicznych związanych z rozwojem działalności. W szpitalach - gdzie głównym i w wielu przypadkach jedynym płatnikiem jest NFZ, zarząd nie ma wielkiego wpływu na przychody, jakie generuje szpital, a możliwość optymalizacji kosztów też ma swoje granice - należy poświęcić wiele uwagi i wysiłku, aby te dwie wartości zrównoważyć - podkreśla Marek Dynowski.

Zwraca uwagę, że niezbędne jest wykorzystanie narzędzi, jakie dają systemy informatyczne, które są wykorzystywane do bieżącej pracy: - Ważne jest, aby w pełni wykorzystać ich możliwości. Dostępne na rynku narzędzia pozwalają na szybki dostęp do informacji, która pomoże w zarządzaniu szpitalem.

Prezes Dynowski wskazuje, że problemem, który często się pojawia, jest limitowanie świadczeń, których nadwykonanie nie jest finansowane przez płatnika.

- Informacje o poziomie wykonania kontraktu możemy uzyskać z systemu rozliczeniowego, ale zwykle informacja ta jest dostępna po rozliczeniu danego okresu. Przy wyborze odpowiednich rozwiązań należy zwrócić uwagę, aby system już na etapie planowania sygnalizował poziom wykonania kontraktu przy realizacji planowanych świadczeń. Narzędzia takie pozwolą na optymalizację i planowanie przychodów szpitala. W zasadzie w tym zakresie niewiele więcej można zrobić - tłumaczy prezes spółki Medinet.

Dodaje, że zdecydowanie większe możliwości są po stronie kosztów - dobrze dobrane i skonfigurowane narzędzia informatyczne pozwolą na sprawne działania w tym zakresie. Poza kosztami osobowymi, dużą pozycją po stronie kosztów są leki. Przy sprawnie działającym systemie dystrybucji leków można mieć duży wpływ na gospodarkę lekową w całym szpitalu.

Decyzje związane z zakupami

Dzięki wprowadzanym na bieżąco danym o zużyciu leków mamy kompletną wiedzę na temat stanów magazynowych leków. - Analiza zużycia leków na poszczególnych oddziałach może wpływać na decyzje związane z zakupami. Skorelowanie zużywanych leków z jednostkami chorobowymi pozwala na bieżący monitoring zasadności używania leków w określonych przypadkach - zaznacza Marek Dynowski.

Przypomina też, że podobne efekty można uzyskać w odniesieniu do wykonywanych badań diagnostycznych. Wprowadzenie elektronicznego systemu zleceń ma bezpośredni wpływ na uporządkowanie kwestii planowania badań diagnostycznych, co z kolei wiąże się z optymalizacją procesu leczenia i możliwością skrócenia pobytu ze względu na wykonywane badania.

- Wprowadzenie narzędzi do kalkulacji kosztów wykonywanych świadczeń i monitorowania kosztów generowanych przez poszczególne jednostki organizacyjne w szpitalu daje możliwość podejmowania decyzji np. związanych z inwestycjami w nowy sprzęt. Narzędzia do analiz zarządczych mogą pokazać, jak planowany zakup wpłynie na koszt wykonywanej procedury czy zwiększenie liczby wykonywanych świadczeń wpłynie na poprawę wyniku finansowego - tłumaczy ekspert.

- Informacje wspomagające zarządzanie są dostępne już dzisiaj w każdym szpitalu. Najważniejsze w tej chwili jest to, jak długo musimy na nie czekać. Przy decyzji o wyborze systemów należy się kierować w dużym stopniu tym, jakie narzędzia analityczne i wspomagające zarządzanie daje nam oferowane rozwiązanie - podsumowuje Marek Dynowski.

Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.