Jak znaleźć stare dokumenty potrzebne w ZUS? Bez tego można stracić pieniądze

Autor: oprac. JKB • Źródło: ZUS, Rynek Zdrowia11 października 2022 05:33

Jeśli w trakcie kompletowania dokumentów niezbędnych do uzyskania świadczenia emerytalnego brakuje dawnych zaświadczeń, emerytura może być niższa. Gdzie szukać starych dokumentów?

Jak znaleźć stare dokumenty potrzebne w ZUS? Bez tego można stracić pieniądze
ZUS przypomina, gdzie szukać potrzebnych dokumentów. Fot. AdobeStock
  • ZUS przypomina, że komplet potrzebnych dokumentów jest konieczny przy składaniu wniosku o przyznanie świadczenia emerytalnego
  • Jeśli nie będzie wszystkich dokumentów, wówczas emerytura może być niższa, niż gdy ZUS ma komplet danych
  • Szczególnie problematycznie wygląda sprawa dokumentów potwierdzających, że dana osoba pracowała przed 1999 rokiem
  • ZUS podpowiada, gdzie szukać tych informacji dotyczących dawnych miejsc pracy 
  • Pomocna będzie baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą ZUS stworzył na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych

Jak znaleźć dokumenty potrzebne w ZUS? Bez tego można stracić pieniądze

Jeśli dokumenty potwierdzające zatrudnienie zabrała powódź, były pracodawca ogłosił upadłość albo nie zabezpieczył akt osobowych i płacowych to pracownik może mieć problem. Zwłaszcza wtedy, gdy ktoś wypełnia wniosek o emeryturę, rentę, świadczenie przedemerytalne czy ustalenie kapitału początkowego, i chce udowodnić staż pracy i wysokość wynagrodzenia przed 1999 rokiem.

- Jeśli nie mamy wszystkich dokumentów to trzeba sprawdzić, czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeśli nie, to na podstawie, chociażby pism, wpisów w książeczkowych dowodach osobistych wydawanych do końca 2000 roku czy legitymacji ubezpieczeniowej warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśniła w komunikacie prasowym Iwona Kowalska-Matis, regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały swoich następców prawnych i to te podmioty powinny przejąć archiwalne dokumenty. Mogą to być np. spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy
założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.

ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy

ZUS podkreśla, że najłatwiej mają osoby, których pracodawca ciągle istnieje. Wtedy powinien on wystawić byłemu pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu oraz o osiąganych zarobkach. Jeśli jednak zakładu już nie ma i nie ma też następcy prawnego takiego przedsiębiorstwa, to informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą ZUS prowadzi na stronie internetowej — przypomina Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

- Taki kłopot może ominąć osoby, które pracowały w małych zakładach, które zatrudniały do 20 osób, bo taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników w ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych – dodaje Iwona Kowalska-Matis.

Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji "kadrowej". Są tam też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. Taki katalog jest dostępny dla klientów ZUS na stronie internetowej (adres dostępny TU).

Wielu przyszłych emerytów może szukać dokumentacji z niepaństwowych jednostek organizacyjnych, partii politycznych, związków wyznaniowych, organizacji społecznych czy spółdzielczych. Te podmioty ustalają jednak własne zasady postępowania z dokumentacją osobową. Natomiast dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie.

Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące pracy i płac od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 roku Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą. Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

Przy wyliczaniu emerytury przydadzą się umowy o pracę i aneksy umów

Co ważne, przy ustalaniu emerytury, renty czy świadczenia emerytalnego liczą się pisemne zaświadczenia pracodawcy, świadectwa pracy i legitymacje ubezpieczeniowe z wpisami o dacie rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaju i wymiarze czasu pracy oraz orzeczenia sądu.

To jednak nie wszystkie dowody, które świadczą o stażu i zarobkach. Istotne mogą się też okazać dowody pośrednie, czyli umowy o pracę i aneksy umów, wpisy w książeczkowym dowodzie osobistym, legitymacje służbowe czy wręcz pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie zatrudnienia na przykład o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu udzieleniu urlopu. Oczywiście takie dokumenty będą przydatne, jeśli będzie z nich wynikać sam fakt zatrudnienia i jego okres.

 

Dowiedz się więcej na temat:
Podaj imię Wpisz komentarz
Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin forum