Zarządzanie szpitalem w Polsce. Kiedy usługi outsourcingowe są korzystne dla placówki?

Autor: Wojciech Kuta • Źródło: Rynek Zdrowia28 lipca 2021 08:00

Jak kontrolować i egzekwować jakość usług realizowanych w szpitalach w formule outsourcingu? Czy żywienie hospitalizowanych pacjentów warto przekazać firmie zewnętrznej?

Czy żywienie w szpitalu warto przekazać firmie zewnętrznej. Kiedy outsourcing ma sens? FOT. PTWP
  • Wyzwań, które - mimo ustąpienia trzeciej fali zakażeń koronawirusem - muszą nadal podejmować zarządzający szpitalami, jest wiele i nie wiążą się bezpośrednio z pandemią COVID-19
  • Dlatego w portalu rynekzdrowia.pl publikujemy cyklicznie artykuły, wywiady, komentarze eksperckie i analizy pod wspólnym hasłem "Zarządzanie szpitalem w Polsce"
  • Jednym z tematów naszego cyklu jest znaczenie współpracy szpitali z zewnętrznymi firmami dla efektywnego zarządzania placówką. Kiedy usługi outsourcingowe są korzystne dla szpitala?

Pandemia mocno wpłynęła na funkcjonowanie szpitali. Skłania też do dyskusji nad zarządzaniem placówkami i rozwiązaniami poprawiającymi organizację ich pracy i sytuację finansową.

Zarządzanie szpitalem, czyli katalog problemów do rozwiązania

Nie ma wątpliwości co do tego, że pandemia obnażyła wszystkie bolączki naszego szpitalnictwa. Niedoszacowanie procedur, rosnące koszty materiałów, potęgujące się z roku na rok deficyty kadrowe (dotyczą zarówno lekarzy, jak i personelu pomocniczego), wreszcie presja płacowa.

W czasie pandemii pojawiły się oczywiście dodatkowe problemy, dotyczące, m.in. wstrzymania działalności oddziałów, wzrostu cen środków ochrony indywidualnej czy braków kadrowych związanych z zakażeniami wśród pracowników medycznych.

Wyzwań, które - mimo ustąpienia trzeciej fali zakażeń koronawirusem - muszą nadal podejmować zarządzający szpitalami w Polsce, jest znacznie więcej i nie wiążą się one bezpośrednio z pandemią COVID-19. Dlatego w portalu rynekzdrowia.pl publikujemy cyklicznie artykuły, wywiady, komentarze eksperckie i analizy pod wspólnym hasłem „Zarządzanie szpitalem w Polsce”.

Jednym z tematów naszego cyklu jest znaczenie współpracy szpitali z zewnętrznymi dostawcami dla efektywnego zarządzania placówką.

O możliwych modelach takiej współpracy rozmawiamy z Dariuszem Maderą, dyrektorem generalnym Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Opolu.

Rynek Zdrowia: - Pandemia z jednej strony postawiła przed menedżerami szpitali nowe zadania. Z drugiej strony z całą ostrością ujawniła wszelkie przypadłości systemu, z którymi od lat borykają się zarządzający placówkami ochrony zdrowia w naszym kraju. Jak w kontekście tych wyzwań postrzega Pan rolę zewnętrznych podmiotów, które współpracują ze szpitalem?

Dariusz Madera, dyrektor generalny Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Opolu: - Myślę, że firmy zewnętrzne jak najbardziej wpisują się w specyfikę działalności szpitala. Po pierwsze każdy zajmuje się tym, co robi najlepiej. Trudno, żeby sam szpital realizował wszystkie procedury z taką samą dokładnością, jak firmy, które są wyspecjalizowane w swoich obszarach aktywności.

To ważne, zwłaszcza w warunkach niedostatków personalnych. Dzisiaj rynek pracownika jest bardzo trudny. Naprawdę nie jest łatwo znaleźć specjalistów, którzy są w stanie koordynować pewne procesy, tak, aby były realizowane na jak najwyższym poziomie. Chodzi o profesjonalizację usług w samym szpitalu.

Jeżeli decydujemy się na współpracę z firmą zewnętrzną, to jej celem jest zagwarantowanie odpowiedniego poziomu jakości usług. Przykład z naszego szpitala - już od 7 lat współpracujemy z firmą zewnętrzną w zakresie usług pralniczych.

Rozpoczynaliśmy wyłącznie od prania naszej pościeli. Potem systematycznie wprowadzaliśmy rozwiązania, które proponowała firma. Docelowo cały rental (wynajem i serwis - red.) naszej pościeli, obłożeń operacyjnych itp., przerzucamy na firmę zewnętrzną, zapewniającą odpowiedniej jakości towar, który my używamy do realizacji naszych usług.

Jednocześnie do naszej współpracy wprowadzamy kryteria jakościowe. W pościeli są instalowane chipy, dlatego wiemy, ile razy ta pościel jest prana, ile jej do nas trafia, gdyż jest automatycznie liczona oraz ważona.

- Automatyzacja procesu ma tutaj swoje zalety?

- Tak, między innymi właśnie w zakresie realizacji usługi prania. Kiedyś mieliśmy własną pralnię w szpitalu. Ale pralnia to dość zaawansowane przedsiębiorstwo. Żeby mogło dobrze funkcjonować, musi mieć odpowiedni obrót, a szpital nie jest w stanie go zagwarantować.

Mamy rozwiązane wszystkie elementy tego procesu, łącznie z tym, że wprowadziliśmy na bloku operacyjnym szafy zamykane elektroniczne; pracownik swoją własną kartą otwiera i bierze to, co jest mu potrzebne. Staramy się więc zarządzać całym procesem, od początku do końca - z jednej strony, żeby mieć wiedzę, co się z danym asortymentem dzieje, ale z drugiej strony, żebyśmy płacili za to, co naprawdę zużywamy.

- Czy Państwa szpital ma też inne doświadczenia dotyczące outsourcingu, na przykład w zakresie cateringu czy utrzymania czystości.

- Tak, ale wdrażanie takich rozwiązań wymaga odpowiedniego przygotowania. W czasie tzw. trzeciej fali zakażeń zostaliśmy zobowiązaniu przez Ministra Zdrowia do poprowadzenia szpitala tymczasowego. Od razu skorzystaliśmy z firm zewnętrznych w zakresie żywienia i sprzątania. W szpitalu tymczasowym funkcjonuje to bardzo dobrze, gdyż jest skalowalne właśnie do potrzeb takiej placówki.

Jeśli natomiast chodzi o sam Uniwersytecki Szpital Kliniczny w Opolu, to przygotowujemy się do remontu naszej kuchni i także chcemy przejść na system zewnętrzny. Zamierzamy pozyskać partnera, który nas wspomoże w przygotowywaniu posiłków, będzie gotował w naszych pomieszczeniach. Musi też wprowadzać nowe technologie oraz pełną automatyzację procedur, aby usprawnić zamawianie posiłków ze strony oddziałów szpitalnych oraz poszczególnych pacjentów.

Dariusz Madera, dyrektor generalny Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Opolu FOT. usk.opole.pl
Dariusz Madera, dyrektor generalny Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Opolu FOT. usk.opole.pl

Planujemy cały proces żywienia pacjentów zlecać na zewnątrz, aby tak naprawdę zostawić w swojej działalności procesy medyczne, do których tak naprawdę jesteśmy powołani. Naszym zadaniem jest leczenie pacjentów, dlatego też ten proces chcemy realizować samodzielnie i się w nim specjalizować.

- Jeśli chodzi o utrzymanie czystości oraz tzw. czynności pomocowe realizowane przez firmę zewnętrzną - jest Pan zwolennikiem rozliczania "za godziny" czy "za efekt"?

- Przede wszystkim trzeba pamiętać, aby system rozliczenia był projakościowy, mierzalny oraz aby umożliwiał ocenę na etapie przetargu publicznego. Musimy więc budować taki model współpracy z zewnętrznym podmiotem, której efekty będziemy w stanie zmierzyć, także na każdym etapie realizacji zadania. Patrząc na proces prania, to np.: instalowanie chipów w każdej poszewce daje nam możliwość bardzo dokładnego mierzenia tego, ile my zużywaliśmy poszewek, ale też krotności prań czy też kontrolowania jakości usługi.

Jeżeli chodzi o sprzątanie, to w szpitalu tymczasowym zastosowaliśmy swoisty system hybrydowy. Podzieliliśmy placówkę na strefy i rozliczaliśmy się za strefy, ale tylko za te, które są zajęte i zlecone do utrzymania, a firma wyceniała pracę, którą musi wykonać, żeby utrzymać jakość w danej strefie.

Wszystko zależy od naszego opisu przedmiotu zamówienia. Nie możemy np. wpisać tam bardzo dużo czynności, które firma musi wykonać, bo potem będziemy zdziwieni, że mamy bardzo wysoką stawkę. Ktoś to przecież kalkuluje, musi policzyć, że do utrzymania czystości potrzebuje określonej liczby ludzi. Tu trzeba poszukiwać złotego środka, który będzie skorelowany z systemem monitoringu realizacji usługi.

Sama stawka godzinowa nie jest dobrym rozwiązaniem, gdyż możemy pominąć tak ważny element, jakim jest jakość, czyli efekt wykonanej usługi.

- Wróćmy jeszcze do automatyzacji procesów w kontekście żywienia pacjentów. Jakie możliwości stwarza wdrożenie nowoczesnego modelu cateringu, o którym Pan wspominał, także w zakresie sposobu rozliczeń oraz nadzoru nad jakością posiłków?

- Możliwości w tym obszarze są naprawdę duże, szczególnie patrząc się na system żywienia, jaki mamy dzisiaj. Obecnie jest nastawiony na obsługę jednego szpitala, mamy własną kuchnię, gotujemy tylko dla siebie, mamy dietetyków, oraz osoby, które roznoszą posiłki w szpitalu. Oceniając pracę całego zespołu realizującego proces żywienia zauważyć można, iż nie uzyskujemy takiej efektywności, jak podmioty specjalizujące się w żywieniu zbiorowym.

Skupiamy się, między innymi na: niekończących się przetargach (w ramach których kupujemy produkty spożywcze), na deficycie personelu, nadzorze nad pracownikami, na problemach z pozyskaniem środków na niezbędne inwestycje czy też nad jakością posiłków. Wchodzimy w zbyt wiele elementów.

Z przeprowadzonych analiz wynika, że powinniśmy przeznaczyć ponad 2,5 mln zł w inwestycje odtworzeniowe, które nie mają sensownego czasu zwrotu z inwestycji. Dodatkowo, w skali pilności realizacji inwestycji posiadamy pilne potrzeby inwestycyjne w obszarze działalności medycznej, gdzie w pierwszej kolejności jesteśmy zobligowani do wydatkowania środków inwestycyjnych.

Przygotowujemy więc rozwiązanie, w którym wybierzemy podmiot zewnętrzny, który będzie obsługiwać cały proces żywienia. Po pierwsze wykona niezbędne inwestycje, Po drugie zagwarantuje odpowiednią jakość usług, ale również da nam możliwości wprowadzenia rozwiązań, których my nie mamy dzisiaj wdrożonych w szpitalu, a które są oczekiwane z kolei przez naszych pacjentów jak i pracowników.

Chodzi, między innymi o proces automatycznego zamawiania, system tacowy czy też automatycznej oceny jakości posiłków w szpitalu. Liczymy więc, że po przeprowadzeniu inwestycji zyskają nasi pacjenci oraz sami pracownicy szpitala.

***

Zapraszamy do udziału w badaniu ankietowym

Zapraszamy do internetowego udziału w realizowanym przez portal i magazyn Rynek Zdrowia oraz BCMM badaniu na temat wyzwań stojących przed szpitalami w dobie COVID-19, a w szczególności na temat roli dostawców zewnętrznych w efektywnym zarządzaniu placówką.

Badanie jest anonimowe, a jego wyniki prezentowane będą w zestawieniach zbiorczych dla ogółu podmiotów biorących udział w badaniu. Niektóre wyniki badania zostaną opublikowane w Rynku Zdrowia w ramach cyklu „Zarządzanie szpitalem w Polsce”.

Jesteśmy przekonani, że dzięki temu badaniu możliwe będzie, między innymi określenie stopnia, w jakim negatywne zjawiska obserwowane w czasie pandemii dotyczącą szpitali różnych typów oraz poziomów referencyjnych. Równie ważna część badania dotyczy działań podjętych w czasie pandemii przez zarządzających szpitalami, w celu poprawienia efektywności funkcjonowania placówek.

Dla osób, które wypełnią ankietę, oferujemy bezpłatnie 3 kolejne e-wydania czasopisma Rynku Zdrowia.

Ankieta dostępna jest TUTAJ

Podaj imię Wpisz komentarz
Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin forum