Podsumowanie miesiąca to w księgowości doskonały moment, aby przyjrzeć się możliwościom usprawnienia działalności danego podmiotu. W oparciu o wymierne dane można dokonać wiarygodnej oceny efektów. Jest to również dobra okazja, by odpowiednio szybko zareagować na niepożądaną zmianę wskaźników.

Warto na co dzień nadzorować stan wykonania czynności, mających bezpośredni wpływ na wynik finansowy. Istotne jest tu zachowanie zasady współmierności, tzn. przychody i odpowiadające im koszty muszą być wykazywane w tym samym okresie podlegającym analizie. - Należy także podsumować stan zasobów gotówkowych poprzez porównanie sporządzonych raportów kasowych ze stanem gotówki - mówi ekspert Eugenia Gliniecka, główna księgowa klientów z rynku szpitalnictwa w Impel Business Solutions. - Warto skontrolować, czy wszystkie wypłaty są potwierdzone przez osoby pobierające gotówkę oraz czy osoby odpowiedzialne materialnie, rzetelnie i terminowo rozliczają przepływ gotówki. Kontrola ma na celu zapobieganie defraudacji albo powstawaniu deficytu - dodaje Eugenia Gliniecka.

Osoby odpowiedzialne za obsługę kas fiskalnych (np. kasy fiskalnej w laboratorium) powinny sporządzić miesięczny raport okresowy, a utarg porównać z wpłatami ujętymi w raporcie kasowym. Prowadzenie kas fiskalnych podlega odrębnym przepisom, a za niewykonanie określonych czynności może zostać nałożona kara przez organy skarbowe. - Istotne jest również sprawdzenie stanu rachunku bankowego z saldem wykazywanym w księgach. Operacje bankowe są ewidencjonowane w księgach na bieżąco, a rozbieżność musi być bezzwłocznie wyjaśniona - dodaje Barbara Czarnecka, ekspert Impel Business Solutions, główna księgowa.

Osoby wystawiające faktury powinny sprawdzić, czy wszystkie usługi wykonane w danym miesiącu zostały ujęte w sprzedaży i potwierdzone wystawieniem faktury lub ujęciem w sprzedaży rejestrowanej przy pomocy kasy fiskalnej. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby faktury dla osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej, miały podpięte paragony fiskalne. Jest to ważne nie tylko z uwagi na kary nakładane przez organy skarbowe, ale także ze względu na możliwość uniknięcia wprowadzenia sprzedaży określonej usługi dwukrotnie, tzn. raz w miesięcznym raporcie z kasy fiskalnej i powtórnie podczas księgowania faktury.

Konieczne jest rozliczenie poszczególnych magazynów (np. magazynu apteki, krwi) i to nie tylko ze względu na zamrożony kapitał, ale także kontrolę poziomu poszczególnych pozycji magazynowych. Analiza miesięcznych stanów magazynowych jest ważna przy podejmowaniu decyzji o wielkości i celowości przyszłych zakupów, a jednocześnie pozwala na szybkie wykrycie ewentualnych nadużyć. -Warto także nadzorować, czy wszystkie koszty dotyczące analizowanego miesiąca zostały właściwie zaewidencjonowane. Ważna jest tutaj nie tylko kompletność kosztów, ale również określenie rodzaju kosztu i ewentualnie oddziału, poradni czy zakładu, jeżeli osoby zarządzające prowadzą analizę rentowności na poziomie poszczególnych komórek szpitala - komentuje Eugenia Gliniecka. - Ujęcie wszystkich kosztów pozwoli jednocześnie na określenie poziomu zobowiązań, przypadających do zapłaty w okresach następnych, a także zobowiązań przeterminowanych - dodaje.

Istotne może być także sprawdzenie, czy wynagrodzenia zostały prawidłowo zaksięgowane i terminowo wypłacone. Terminowość jest ważna ze względu na zaufanie pracowników szpitala, a jednocześnie nie naraża osób zarządzających na dodatkowe koszty. Wynagrodzenia stanowią znaczny koszt w szpitalu, więc szczegółowa analiza pozwoli na efektywne zarządzanie. Ważnym elementem jest także nadzór nad terminowością regulowania zobowiązań kredytowych, leasingowych oraz pożyczek. Nie może się także obyć bez kontroli, czy wszystkie środki trwałe zakupione lub przyjęte ze środków trwałych w budowie zostały w danym miesiącu przyjęte do ewidencji, tak aby właściwie określić majątek spółki.

Ważnym aspektem jest nadzorowanie, czy wszystkie rezerwy zostały ustalone we właściwej wysokości, czy czynne i bierne rozliczenia są wykonane właściwie oraz czy nie pojawiły się nowe koszty, dla których należy właściwie określić okres rozliczeniowy, aby zachować współmierność. - Nie można też zapomnieć o sprawdzeniu, czy wszystkie ustalenia i decyzje osób zarządzających podjęte w danym miesiącu zostały przekazane pracownikom szpitala i wdrożone. Czy wszystkie zmiany podlegające rejestracji zostały dokonane? Czy działanie windykacyjne są prowadzone z należytą starannością? - wylicza Barbara Czarnecka.

Realizacja przedstawionych kroków jest czynnikiem niezwykle istotnym, podnoszącym bezpieczeństwo szpitala, ale również managera nim zarządzającego. Nawet jeżeli dyrektor jednostki nie jest w stanie, z różnych względów (np. brak czasu), wykonać co miesiąc powyższych czynności osobiście, może on zlecić to zadanie niezależnemu doradcy, dzięki temu uzyska rzetelny obraz kondycji finansowej zarządzanego szpitala. Daje to także możliwość kontroli prowadzonych ksiąg rachunkowych.