Nieznajomość prawa szkodzi, czyli o czym powinien wiedzieć zarząd szpitala

Autor: Artykuł dostarczony przez firmę Impel Business Solutions Sp. z o.o. • • 28 stycznia 2016 12:44

Decyzje gospodarcze podejmowane przez zarząd często obarczone są dużym ryzykiem.

Niewiedza nie jest okolicznością łagodzącą

To ryzyko jest tym większe, im mniejsza jest wiedza zarządu o aktualnym stanie finansowym i prawnym przedsiębiorstwa. I chociaż osoby zarządzające jednostką przez lata, mają dostateczną wiedzę na ten temat, to w przypadku zmiany zarządu nowi członkowie organu mogą mieć niepełny obraz sytuacji przedsiębiorstwa. Należy przy tym pamiętać, że jeśli zarząd przy podejmowaniu decyzji gospodarczych nie wykaże się należytą starannością, to w rezultacie takie zachowanie może doprowadzić do powstania szkody w majątku spółki. Niewiedza nie może być więc okolicznością łagodzącą, co potwierdził Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 25 lipca 2014 r. stwierdzając, że „zgodnie z zasadami logiki i doświadczenia życiowego należy wnioskować, że nie można zgodzić się na pełnienie funkcji prezesa zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością bez dokładnego zbadania dokumentacji księgowej tej spółki. W przeciwnym razie stanowiłoby to rażące zaniedbanie i narażenie się na konsekwencje majątkowe”. Prawidłowość ta tyczy się każdego zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a więc także szpitali działających w takiej formie prawnej. Zagadnienie odpowiedzialności członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dotyczy więc coraz większej grupy managerów służby zdrowia, ponieważ tylko do 30 kwietnia 2014 r. proces przekształceń spółek zoz w spółki z o.o. objął 174 szpitale, a liczba takich podmiotów systematycznie rośnie.

Due diligence, czyli jak uniknąć niepotrzebnego bagażu

Skuteczną metodą na pozyskanie niezbędnej wiedzy o przedsiębiorstwie, jakim jest w tym przypadku szpital i minimalizowanie ryzyka związanego z odpowiedzialnością za zobowiązania zarządzanej spółki, jest przeprowadzenie, przed objęciem funkcji w zarządzie, niezależnego badania due diligence tej jednostki. Due diligence jest to kompleksowa, wielopłaszczyznowa analiza danego przedsiębiorstwa, m.in. pod względem jego kondycji finansowej, prawnej i podatkowej. Ostateczny zakres takiego badania jest jednak uzależniony przede wszystkim od potrzeb zlecającego oraz od charakteru działalności badanego przedsiębiorstwa.

Badania due diligence przeprowadzane są przez wykwalifikowane w określonych obszarach osoby, a więc biegłych rewidentów, prawników, doradców podatkowych, rzeczoznawców. Gwarantuje to rzetelność i kompleksowość badania, a zatem pewność, co do uzyskanych dzięki niemu informacji.

Na proces due diligence składa się gromadzenie informacji i przeprowadzenie dokładnej analizy dotyczącej wszystkich aspektów funkcjonowania spółki. Wynikiem przeprowadzonego due diligence jest niezależna ocena danej jednostki, która pozwoli zlecającemu na identyfikację potencjalnych ryzyk i szans związanych z danym przedsięwzięciem oraz obszarów wymagających szczególnej uwagi zarządu. Due diligence redukuje ryzyko pojawienia się różnych okoliczności i zjawisk trudnych do identyfikacji, stanowi więc podstawę do uzyskania pełnego obrazu danej jednostki i wiedzy, która jest niezbędna przy podejmowaniu decyzji gospodarczych. Badanie due diligence może pozwolić na zidentyfikowanie następujących kwestii mogących w znaczący sposób wpływać na sytuację finansową spółki:

zaległości w rozliczeniach wobec instytucji państwowych (np. ZUS, Urząd Skarbowy) oraz kontrahentów spółki,
nieprawidłowości w rozliczeniach z instytucjami państwowymi (np. ZUS, Urząd Skarbowy),
nieprawidłowości w ewidencji finansowo-podatkowej dotyczące zawieranych przez spółkę transakcji gospodarczych,
innych potencjalnych ryzyk związanych z przyszłą działalnością spółki, np. utraty kluczowych klientów, utraty finansowania działalności przez banki.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę

Poza zaznajomieniem się z dokumentami finansowo-księgowymi warto, aby osoba obejmująca funkcję członka zarządu szpitala zleciła przeprowadzenie due diligence prawnego i zapoznała się z dokumentami organizacyjno-prawnymi spółki, które będą miały rzeczywisty wpływ na pełnioną przez niego rolę oraz pozwolą na dogłębną analizę specyfiki spółki. Należy pamiętać, że nieznajomość obowiązujących uregulowań prawnych i organizacyjnych rodzić może odpowiedzialność członka zarządu za szkody wyrządzone spółce czy osobom trzecim. W szczególności dotyczyć to będzie dokumentów takich jak:

  • umowa spółki, która zawierać może zapisy dotyczące zasad reprezentacji spółki, katalog czynności wymagających uchwały Zarządu, Rady Nadzorczej lub Zgromadzenia Wspólników,
  • uchwały organów spółki, które mogą regulować kwestie związane z wykonywaniem zadań przez członka zarządu,
  • najważniejsze wewnętrzne akty prawne (zakładowy układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, regulamin pracy, zarządzenia, itp.),
  • schemat organizacyjny.

Powyższe, wraz z informacją o strukturze zatrudnienia (liczba zatrudnionych, przeciętne wynagrodzenie w danej komórce organizacyjnej), działalności zakładowych organizacji związkowych, pracownikach podlegających szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem umowy o pracę, ponadstandardowych warunkach w razie wypowiedzenia umowy o pracę (dodatkowa odprawa, dłuższy okres wypowiedzenia) - to podstawowe informacje dla przyszłego członka zarządu w sytuacji, gdy jednym z jego przyszłych zadań będzie przeprowadzenie restrukturyzacji zatrudnienia.

Zawarcie umowy z członkiem zarządu

W umowie między spółką a członkiem zarządu szpital reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Dotyczy to również umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej zawieranej z członkiem zarządu w związku z pełnioną przez niego funkcją.

Naruszenie powyższego wymogu przy zawieraniu umowy między spółką a członkiem zarządu prowadzi do nieważności takiej umowy. Orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje jednak, że pomimo nieważności zawartej umowy o pracę, strony mogą nawiązać umowny stosunek pracy przez czynności konkludentne, w szczególności przez dopuszczenie pracownika do pracy, przyjmowanie pracy przez pracodawcę i realizowanie takiego stosunku prawnego, który odpowiada cechom stosunku pracy.

Przy zawieraniu umowy ze spółką należy zwrócić uwagę na jej reprezentację, aby uniknąć w przyszłości uznania umowy za nieważną i dochodzenia roszczeń na drodze postępowania sądowego.

Członek zarządu nie wystawi faktury VAT

Należy przy tym pamiętać, że przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze zaliczamy do tych z działalności wykonywanej osobiście, nawet jeśli są wykonywane w zakresie prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 13 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Oznacza to w praktyce, że członek zarządu szpitala w formie spółki kapitałowej z o.o., nawet jeśli zawarł umowę o zarządzanie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, będzie rozliczany jak zleceniobiorca. To spółka będzie płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od uzyskanego przez członka zarządu przychodu.

Odpowiedzialność wobec spółki

Członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki.

Taka odpowiedzialność związana może być przykładowo z podjęciem przez członka zarządu szpitala pewnych działań czy też zaciągnięciem zobowiązań bez zgody wspólników lub rady nadzorczej. Kodeks spółek handlowych stanowi bowiem, że jeśli do dokonania czynności prawnej przez spółkę wymagana jest przez kodeks uchwała wspólników bądź rady nadzorczej, to czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna.

Zgoda taka może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo po jego złożeniu, nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę, a potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej. Natomiast w sytuacji, gdy czynność prawna dokonana zostanie bez zgody właściwego organu spółki, wymaganej wyłącznie przez umowę spółki, to jest ona ważna, jednakże nie wyklucza to odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki z tytułu naruszenia umowy spółki. Dlatego też tak ważne jest, by członek zarządu zapoznał się z umową spółki.

Odpowiedzialność za zobowiązania spółki na podstawie art. 299 Kodeksu spółek handlowych

Poza odpowiedzialnością wobec spółki, członkowie zarządu szpitala ponoszą odpowiedzialność wobec wierzycieli spółki za jej zobowiązania, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. W związku z powyższym, pełna wiedza na temat sytuacji finansowej spółki jest tak ważna w chwili objęcia funkcji w zarządzie.

Odpowiedzialność członka zarządu na podstawie art. 299 KSH wobec wierzycieli spółki ograniczona jest do tych zobowiązań spółki, które powstały w okresie pełnienia takiej funkcji. Członek zarządu nie odpowiada natomiast za zobowiązania późniejsze, powstałe po jego ustąpieniu, ewentualnie odwołaniu z zajmowanego stanowiska.

Członek zarządu może się uwolnić od odpowiedzialności, o której mowa wyżej, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie układowe, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel nie poniósł szkody.

Odpowiedzialność członka zarządu za zobowiązania publicznoprawne

Niezależnie od odpowiedzialności za zobowiązania cywilnoprawne, członek zarządu spółki z o.o. odpowiada za zaległości podatkowe spółki, solidarnie całym swoim majątkiem, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna, a członek zarządu nie wykazał, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie zapobiegające ogłoszeniu upadłości (postępowanie układowe) albo niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub niewszczęcie postępowania zapobiegającego ogłoszeniu upadłości (postępowania układowego) nastąpiło bez jego winy lub nie wskazuje mienia spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części.

Odpowiedzialność członka zarządu obejmuje zaległości podatkowe z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez niego obowiązków członka zarządu.

Powyższe uregulowania dotyczą również innych zobowiązań publicznoprawnych, takich jak składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne czy wpłaty obowiązkowe na PFRON.

Odpowiedzialność karna

Pamiętać przy tym należy, że osoba pełniąca funkcję członka zarządu szpitala może ponosić także odpowiedzialność karną. Przykładowo, na podstawie kodeksu karnego na członka zarządu może zostać nałożona kara za nieprowadzenie księgi udziałów, nieskładanie listy wspólników sądowi rejestrowemu czy niezwołanie zgromadzenia wspólników.

Podsumowując

Podejmując się pełnienia funkcji w zarządzie spółki z o.o. niezmiernie ważnym jest zapoznanie się z rzeczywistą sytuacją finansową oraz prawną podmiotu. Odpowiedzialność członka zarządu jest niezależna od tego, czy do aktualnego stanu finansowego spółki przyczyniły się osoby pełniące poprzednio funkcję w zarządzie. Jeśli przesłanki ogłoszenia upadłości nastąpią po objęciu przez członka zarządu funkcji, to jego obowiązkiem i jednocześnie przesłanką ekskulpacyjną jest złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości w ustawowym terminie.

Jak sobie pościelesz…

Zasiadanie w fotelu członka zarządu szpitala wiąże się z dużym obciążeniem odpowiedzialnością osobistą za podejmowane decyzje i działania. Zakres odpowiedzialności członka zarządu szpitala w formie spółki z o.o. ma bardzo szeroki zakres i może wiązać się z dotkliwymi konsekwencjami, dlatego też osoba obejmująca funkcję członka zarządu w tego typu podmiocie powinna szczególnie sumiennie przygotować się do objęcia nowej roli.

Autorzy:

Katarzyna Kałuża

Radca Prawny, z-ca Dyrektora Biura Innowacji i Ryzyka

Development & Risk V-ce Director

Michał Miszuta

Specjalista ds. konsolidacji

Consolidation & financial reporting specialist

Podaj imię Wpisz komentarz
Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin forum