Artykuł promocyjny dostarczony przez PFR TFI | 07-09-2020 16:31

Komunikacja – sposób na skuteczne wdrożenie PPK

Efektywna komunikacja wewnętrzna to jeden z kluczowych elementów skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem. Właściwa komunikacja usprawnia pracę zespołów, wspiera identyfikację pracowników z firmą, a wreszcie pomaga w codziennym funkcjonowaniu organizacji. Nie inaczej jest w przypadku PPK – otwarta, rzetelna komunikacja pracodawcy z pracownikami jest niezbędna do tego, by z sukcesem wprowadzić program.

Właściwa komunikacja jest w procesie wdrażania PPK istotna zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Z punktu widzenia pracownika jest to element konieczny do tego, aby poznać program, zasady na jakich działa, przeanalizować korzyści, jakie oferuje, a w konsekwencji świadomie podjąć decyzję o uczestnictwie. Z kolei z perspektywy pracodawcy dobra komunikacja prowadzona już na początkowym etapie wdrażania PPK może pomóc ograniczyć dodatkową pracę dla zespołów kadrowych, a także wspierać budowanie wizerunku firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy. Co zrobić, aby osiągnąć powyższe cele? Zapytaliśmy o to Jarosława Froncza, dyrektora ds. Relacji z Klientami PPK w PFR TFI, który na co dzień współpracuje z pracodawcami podczas wdrażania PPK.

Działajmy razem

Jeśli przyjrzymy się dyskusji, która toczy się wokół PPK w mediach, na portalach społecznościowych, grupach dyskusyjnych, podczas konferencji czy wreszcie w miejscach pracy, zauważymy, jak duże są potrzeby informacyjne w tym temacie. Zarządzanie finansami, oszczędzanie, inwestowanie – to nie są mocne strony nas, Polaków. Od lat w europejskich badaniach wypadamy zdecydowanie poniżej średniej. Nie mamy też wystarczającej wiedzy o finansach – w tegorocznym badaniu Warszawskiego Instytutu Bankowości i Fundacji GPW ponad połowa ankietowanych oceniła swoją wiedzę finansową jako małą lub bardzo małą. W połączeniu z niewielkim zaufaniem do rynku kapitałowego sprawia to, że wielu z nas jest sceptycznie nastawionych do systemowego oszczędzania – ocenia Jarosław Froncz. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby pracodawca i instytucja finansowa uzupełniali się w wykonywaniu obowiązków informacyjnych wobec pracowników. Taki model komunikacji pozwoli uzyskać najwięcej korzyści – zarówno z punku widzenia interesu pracowników, jak i pracodawcy – dodaje.

Kto za co odpowiada?

Za komunikację z pracownikami w procesie wdrażania i obsługi PPK odpowiadają pracodawca i instytucja finansowa. Każdy z nich ma wskazane w ustawie obowiązki informacyjne wobec pracownika. Pracodawca powinien przede wszystkim już na początkowym etapie wdrożenia poinformować pracowników o programie PPK, przedstawić instytucję finansową oraz wyjaśnić zasady działania PPK. Zadaniem pracodawcy jest też poinformowanie pracowników pomiędzy 56. a 70. rokiem życia o możliwości przystąpienia do PPK. Ważna informacja, którą już podczas wdrożenia pracodawca powinien przekazać pracownikom, dotyczy możliwości zmiany wysokości wpłat – zadeklarowaniu wpłaty dodatkowej lub – w przypadku osób z wynagrodzeniem nie przekraczającym 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia – obniżenia wpłaty podstawowej. W trakcie funkcjonowania PPK  pracodawca ma też co 4 lata (począwszy od roku 2023) obowiązek poinformowania osób, które wcześniej złożyły deklarację rezygnacji z wpłat do PPK, o zbliżającej się dacie wznowienia wpłat.

Co istotne, PFR TFI pomaga pracodawcom w wypełnianiu każdego z powyższych obowiązków. Zdajemy sobie sprawę z tego, że jest to złożony proces, dlatego nasz zespół przywiązuje dużą wagę do tego, by pomóc pracodawcom w zaplanowaniu wszystkich działań i komunikacji z pracownikami – mówi Jarosław Froncz.

Jakich informacji pracownicy powinni oczekiwać od instytucji finansowej? Niezwłocznie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK, instytucja finansowa ma obowiązek poinformować o tym zgłoszonych do programu pracowników – informacje powinny zawierać dane na temat samej instytucji, wysokości wpłat pracownika i pracodawcy oraz przepisów podatkowych związanych z uczestnictwem w PPK. Na tym etapie wdrożenia instytucja finansowa powinna też dostarczyć uczestnikom informacje na temat zasad wypłat z PPK, zwrotu zgromadzonych środków, trybu składania deklaracji, a także praw przysługujących uczestnikowi i osobom uprawnionym. Raz w roku – do końca lutego – instytucja ma również obowiązek przekazać uczestnikom informację o wysokości zgromadzonych środków, wysokości wpłat dokonanych w poprzednim roku kalendarzowym oraz innych transakcjach na rachunku.

W PFR TFI traktujemy komunikację z uczestnikami PPK w sposób strategiczny. Dlatego nie ograniczamy się do wypełniania obowiązków ustawowych, ale kompleksowo wspieramy pracodawcę w informowaniu pracowników na temat PPK. W zależności od potrzeb konkretnego klienta dostarczamy broszury informacyjne, plakaty, materiały elektroniczne, filmy instruktażowe, prowadzimy szkolenia dla pracowników – zarówno online, jak i w formie tradycyjnej. Wreszcie zapewniamy uczestnikom dostęp do serwisu IAT FI, dzięki któremu w każdej chwili mają dostęp do informacji o stanie rachunku, aktualności i zestawień okresowych, a także mają możliwość składania dyspozycji – wyjaśnia Jarosław Froncz.

Proste zasady

Choć na pierwszy rzut oka wypełnienie powyższych obowiązków może wydawać się złożonym procesem, ekspert PFR TFI radzi, by postawić na sprawdzone metody. Sądzę, że najlepszym rozwiązaniem będzie zastosowanie kilku uniwersalnych zasad komunikacji. Zacznijmy od wyznaczenia celów – co chcemy osiągnąć dzięki komunikacji z pracownikami. Następnie określmy, jakie są oczekiwania naszych pracowników. W następnym kroku przygotujmy listę zagadnień, które musimy przekazać. Te czynności pozwolą nam dobrać odpowiednie kanały i narzędzia komunikacji PPK, dopasowane do potrzeb naszych pracowników. Zaplanowanie w ten sposób komunikacji dotyczącej PPK zdecydowanie ułatwi cały proces wdrożenia. W dłuższej perspektywie pozwoli nam wraz z pracownikami uzyskać wymierne korzyści, o których mówiliśmy na wstępie, czyli wysoką świadomość pracowników oraz pozytywny wizerunek pracodawcy – podsumowuje Jarosław Froncz.