Rynek Zdrowia: - Jakie usługi w Szpitalu im. Jurasza świadczone są formule outsourcingu? Podobno zaczęło się od wind?
Jacek Kryś: - Tak, chronologicznie pierwszą usługą, którą zdecydowaliśmy się kilka lat temu powierzyć zewnętrznej firmie było serwisowanie dźwigów windowych. Łącznie, we wszystkich naszych obiektach mamy ich aż 42. Następnie outsourcingiem objęliśmy pranie pościeli i bielizny. Ponadto, chyba jako jeden z pierwszych szpitali w kraju postanowiliśmy podpisać umowę na rental, czyli wynajem pościeli i bielizny.

Zrezygnowaliśmy tym samym m.in. ze szwaczek oraz prowadzenia własnych magazynów pościeli brudnej i czystej. Rozwiązanie to sprawdza się bardzo dobrze, zarówno pod względem ekonomicznym, organizacyjnym, jak i jakościowym. Podobnie zresztą jak zewnętrzne serwisowanie wind oraz pranie.

Poszerzenie tej ostatniej usługi o rental pozwoliło nam m.in. na odzyskanie wolnych powierzchni. Poza tym nie musimy inwestować w nowe egzemplarze bielizny i pościeli. Zewnętrzny podmiot dysponuje bardzo skutecznym, systemem informatycznym umożliwiającym ewidencjonowanie obrotu pojedynczymi egzemplarzami pościeli poprzez wyposażenie każdego w chip.

Naszym najważniejszym projektem outsourcingowym było zawarcie w lipcu 2015 roku umowy dotyczącej utrzymania czystości oraz prac pomocowych przy pacjencie.

- Tej zmianie towarzyszyły pewne emocje, o czym informowały media. Co ostatecznie zdecydowało o powodzeniu tego rozwiązania?
- Chciałbym podkreślić, że możliwie najwyższa jakość świadczonych usług - oprócz kwestii finansowych czy organizacyjnych - jest dla mnie kluczowym elementem efektywności outsourcingu. Nie ukrywam, że do pewnych rozwiązań, których głównym celem jest osiąganie właśnie wysokiej jakości usług, trzeba było przekonać załogę, związkowców.

Rzeczywiście, pierwsze miesiące wdrażania tego modelu nie były łatwe. Wystarczy przypomnieć, że jedna trzecia pracowników, których przekazywaliśmy zewnętrznemu podmiotowi, nie stawiła się w pracy z powodu zwolnienia lekarskiego lub rozwiązania stosunku pracy. Emocji więc nie brakowało. To był trudny etap wprowadzania outsourcingu w zakresie utrzymania czystości oraz prac pomocowych przy pacjencie, który mamy już za sobą.

Oczywiście strona finansowa także odgrywa istotną rolę w tym przedsięwzięciu Szpital ma historyczne zadłużenie; liczymy każdą złotówkę. Rozpoczęcie współpracy z zewnętrzną firmą poprzedziły szczegółowe analizy i symulacje ekonomiczne.

W praktyce okazało się, że outsourcing utrzymania czystości kosztuje nas rocznie o 1 mln zł mniej w porównaniu z wydatkami na wykonywanie tych prac przez sam szpital. Znaczna część, bo 30-40% tych oszczędności wynika z faktu, że podmiot zewnętrzny jest zakładem pracy chronionej. Jako szpital nigdy takiego statusu nie bylibyśmy w stanie osiągnąć.

Ponadto jeszcze niedawno, ze względu na problemy finansowe i wspomniane historyczne zobowiązania, szpital oszczędzał na wszystkim, w tym na środkach czystości, ręcznikach papierowych itp. Można kolokwialnie powiedzieć, że dziś jesteśmy wręcz zasypani tego rodzaju artykułami. Zabezpieczenie w środki czystości i higieny jest pełne. W ramach umowy firma realizuje też pewne inwestycje związane z odnawianiem, zakupem czy bieżącym utrzymaniem technicznym sprzętu.

- Jak w praktyce można skutecznie weryfikować - już w trakcie realizacji umowy outsourcingowej - rzetelność kontrahenta?
- Metod jest kilka. Przede wszystkim na bieżąco z uwagą wsłuchuję się w opinie naszych pracowników w kwestiach dotyczących jakości usług wykonywanych przez firmę zewnętrzną. Myślę, że takie podejście daje oczekiwane rezultaty.

W ubiegłym roku uzyskaliśmy certyfikat akredytacyjny Ministerstwa Zdrowia. Podczas akredytacji osiągnęliśmy bardzo dobry wynik - 92%. Szczególnie miłe było dla nas to, że wizytatorzy Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia we wrześniu ubiegłego roku - czyli zaledwie w trzecim miesiącu outsourcingu usług utrzymania czystości - ocenili, że jesteśmy czystym szpitalem.

Wracając jednak do opinii pracowników szpitala dotyczących outsourcingu w omawianym zakresie, warto zwrócić uwagę, że szef zespołu kontroli zakażeń szpitalnych ocenia to rozwiązanie pozytywnie. Natomiast pewne zastrzeżenia do pracy zewnętrznej firmy mają pielęgniarki oddziałowe.

- W jaki więc sposób sprawować skutecznie nadzór nad jakością usług świadczonych przez pracowników firmy zewnętrznej?
- Ważne jest bieżące monitorowanie usług świadczonych przez taki podmiot. Jako szpital nie do końca mamy wpływ na dobór personelu przez zewnętrzną firmę, co stanowi wadę tego rozwiązania. Jednak w ekstremalnych przypadkach stanowczo i skutecznie interweniujemy - umowa nam na to pozwala. Pamiętajmy bowiem, że odpowiedzialność za bezpieczeństwo pacjenta zawsze ponosi szpital.

- Czy konsultacje z pracownikami szpitala, w tym pielęgniarkami oddziałowymi, są jedynym mechanizmem monitorowania jakości usług w formule outsourcingu?
- Rzecz jasna takie rozmowy są tylko jednym z elementów systemu nadzorowania usług, m.in. w zakresie utrzymania czystości. Myślę, że stworzyliśmy skuteczny system takiej kontroli i wymiany opinii, stąd sukces outsourcingu w naszym szpitalu.

Efektem umowy z zewnętrznym podmiotem była poważna rotacja personelu. Osoby, które przeszły do zewnętrznej firmy, zaakceptowały określone zasady dyscypliny pracy, co miało przełożenie na motywację pracowników i bardzo duże znaczenie w ostatecznej poprawie jakości.

Stworzyliśmy także zaledwie 3-osobową, ale bardzo efektywną komórkę organizacyjną - sekcję kontroli jakości usług zewnętrznych. Ta sekcja, ze strony szpitala, szczegółowo nadzoruje realizację zawartej umowy. Wzmocniliśmy też funkcjonowanie zespołu kontroli zakażeń szpitalnych, który wyposażyliśmy w dodatkowe techniki kontroli zakażeń - m.in. wskaźniki fluorescencyjne.

Kolejnym poziomem monitorowania świadczeń outsourcingowych są cotygodniowe spotkania, w których uczestniczą: dyrektor ds. technicznych i eksploatacji, przedstawiciele - firmy zewnętrznej, zespołu kontroli zakażeń szpitalnych, wspomnianej sekcji kontroli jakości usług zewnętrznych oraz pielęgniarek oddziałowych.

Właśnie te spotkania powodują, że następuje efektywna wymiana informacji i doświadczeń, pozwalająca na bieżąco monitorować oraz poprawiać jakość świadczonych usług.

- Czy taki system nadzoru wymaga dużych nakładów finansowych?
- Nie. Jedyny koszt dla szpitala wiąże się z dodatkowymi trzema pracownikami sekcji kontroli jakości usług zewnętrznych, pozostawionymi zresztą z naszej dawnej, licznej ekipy utrzymania czystości.

Ten koszt został wliczony w - ostatecznie bardzo korzystną dla szpitala - kalkulację finansową dotyczącą usług utrzymania czystości, prac pomocowych przy pacjencie i transportu, świadczonych przez podmiot zewnętrzny.

 

Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.

• OUTSOURCING
• SPRZĄTANIE W SZPITALU