- W polskich placówkach medycznych, zarówno szpitalach, przychodniach, jak i gabinetach lekarskich funkcjonuje wiele różnego rodzaju systemów informatycznych. To pokłosie chaosu początków informatyzacji ochrony zdrowia, kiedy mniej istotna była systemowa i kompleksowa informatyzacja, a częściej celem było wydanie pieniędzy z funduszy unijnych. W pani ocenie, jaki procent naszych placówek ochrony zdrowia ma dzisiaj zaimplementowane rozproszone, niekompatybilne ze sobą systemy informatyczne?

Katarzyna Ptasznik: - Różnorodność systemów informatycznych powoduje zdrową konkurencję, rywalizację dla dostawców oprogramowania, co jest korzyścią dla użytkownika. Comarch dzięki akwizycji firmy ESAPROJEKT Sp. z o.o. uzyskał dostęp do portfolio klientów medycznych. Chcąc jednak zaistnieć na rynku medycznym, musiał zainwestować kilkanaście milionów złotych w nowy produkt, który powstał na bazie ponad dwudziestoletnich doświadczeń i uwzględniał większość uwag klientów posiadających wersję poprzednią. W efekcie jest on na pewno najnowocześniejszy na rynku. Gdyby nie rywalizacja pewnie nie byłoby takiej potrzeby biznesowej.

Wymóg integracji z oprogramowaniem NFZ, jak również CeZ wpływa na pewną standaryzację procesów, natomiast jest to proces wolniejszy od tego, czego oczekują od nas nasi klienci. Problemem jest proces legislacyjny, który jest wolniejszy od wymagań klientów, jak np. rozszerzenie katalogu dokumentacji elektronicznej EDM, podpisywanie dokumentacji medycznej oraz zgód pacjenta z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych.

Aktualnie dyrekcja podmiotu medycznego oczekuje od dostawcy oprogramowania jasnych informacji, jak prowadzić dokumentację elektroniczną, jak zarządzać procesami, jakie mechanizmy kontrolne wprowadzać – czyli coś więcej niż samo dostarczenie oprogramowania. Wokół tego nowego wymagania jest budowany zespół wsparcia procesowego, aby poza dostarczeniem oprogramowania dostarczać wartość dla użytkownika. Procent jednostek zinformatyzowanych znacznie wzrósł, wymagania integracji z platformami centralnymi ewidentnie przyspieszyły ten proces.

Na pewno istnieje jeszcze pewna ilość jednostek, która nie ma pokrytych wszystkich swoich procesów systemem informatycznym. Osoby zarządzające dążą obecnie do posiadania zintegrowanego systemu, który daje placówce korzyści ekonomiczne i wizerunkowe.

- Jakie działania należy podjąć, by „uporządkować” systemowo chaos informatyczny placówek ochrony zdrowia, tym bardziej że zapowiadana jest zmiana rozliczania placówek medycznych z NFZ z dotychczasowego na taki, który ma być oparty o raporty zdarzeń medycznych?

- Wprowadzenie zmiany rozliczania placówek medycznych z NFZ z dotychczasowego na taki, który ma funkcjonować w oparciu o raporty zdarzeń medycznych, jest rewolucją, a nie ewolucją. Długoterminowo ma swoje zalety, ponieważ dzisiaj w zależności od OW NFZ podmiot prowadzi rozliczenia poprzez Portal Świadczeniodawcy lub Portal SZOI, gdzie niektóre OW posiadają odrębne walidacje (wymagane dane do uzupełnienia dla danego zestawu świadczeń), jak również odrębne sposoby przesyłania komunikacji (automatyczny lub manualny poprzez portal).

Natomiast krótkoterminowo powoduje całkowitą zmianę pracy dla użytkownika oraz personelu ds. statystyki medycznej. Ponieważ będzie bazował na danych uzupełnianych już od momentu rejestracji pacjenta na wizytę poprzez uzupełnienie danych przez personel medyczny, a nie jak zdarzało się dotychczas na uzupełnianiu kompletu danych przez personel ds. statystyki.

Trzeba też zweryfikować systemy posiadane, pod kątem dublowania poszczególnych obszarów np. osobne systemy obsługujące pracownie diagnostyki obrazowej. W takich sytuacjach trzeba doprowadzić do eliminacji zbędnych systemów. Niemniej należy tu wspomnieć, że wymóg indeksowania w P1 wyników badań diagnostycznych i laboratoryjnych wymusił wcześniej na podmiotach wykonanie integracji z systemami LIS/RIS.

- Przez wiele lat placówki medyczne „broniły się” przed wprowadzeniem informatycznych systemów HIS, prowadząc wszelką dokumentację dwutorowo – cyfrowo i w „papierze”, jak przekonywano - dla „bezpieczeństwa”. Dzisiaj to się zmieniło. Zmienia się otoczenie i uwarunkowania prawne systemów informatycznych, stają się one obligatoryjne i „za chwilę” bez nich nie będzie możliwe prowadzenie placówek medycznych i udzielania świadczeń. Jak te zmiany, w Pani ocenie, postrzegają szpitale, ich dyrektorzy, personel medyczny, organy założycielskie?

- Jest to właściwy kierunek, który powoduje reorganizację procesów obsługi pacjenta. Natomiast w rozmowach z naszymi użytkownikami zaobserwowaliśmy potrzebę budowania zespołu wsparcia procesowego, ponieważ zagadnienia legislacyjne są bardzo ogólne lub trudne do zrozumienia. Dlatego nowo powstały zespół poza tworzeniem procesów biznesowych tworzy także grupę dyskusyjną użytkowników, która doradza nam, w jakim kierunku rozwijać oprogramowanie, aby prowadzić proces obsługi pacjenta tylko cyfrowo, równocześnie dzieląc się wzajemnie swoimi doświadczeniami.

- Ideałem systemu informatycznego HIS placówki ochrony zdrowia jest taki, który nie tylko umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją medyczną i procesem leczenia pacjenta, ale także pozwala na kontrolę finansów poszczególnych części placówki i jej całości, w tym kwestii rozliczeniowych. Czy istnieją takie narzędzia? Jeśli tak, to jakie? Czy pozwalają na wprowadzanie systemów etapami, modułowo?

- Rachunek kosztów jest podsystemem informacyjnym w ramach systemu ewidencyjnego rachunkowości, którego podstawowym zadaniem jest dostarczanie informacji o kosztach. Jest również procesem rozpoznania, akumulowania, przekształcania, prezentowania i interpretacji informacji o kosztach dla przeprowadzania oceny i decyzji przez posiadacza tych informacji, a także ustalania kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Taka jest definicja znajdująca się na stronie AOTMiT.

Zgodnie z art. 31lc ust. 6 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych „Świadczeniodawcy, którzy zawarli umowę o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, są obowiązani do stosowania standardu rachunku kosztów”. Na tej podstawie stworzony został nowy moduł w ramach systemu Optimed NXT – kalkulacja kosztów leczenia. Moduł pozwala na generowanie zestawień statystycznych, opracowania normatywów oraz wyliczania kosztów.

Jest to moduł dla kadry menadżerskiej, który należy wdrażać etapowo. Jednakże sukces wdrożenia modułu KKL zależy od tego, jak podmiot podejdzie do analizy konfiguracji i zdefiniowania swoich wymagań. Często słyszymy, że klienci chcą monitorować zużycie pojedynczych strzykawek czy igieł, natomiast taki poziom atomizacji jest niewspółmierny do kosztów osobowych, które ewidencjonują takie zużycie. Wdrażając moduł KKL powinniśmy rozpocząć od ustalonego satysfakcjonującego poziomu dokładności danych, a następnie w ramach kolejnych etapów rozszerzać atomizację danych. Bez takiego podziału proces wdrożenia wydłuża się lub w ogóle jest niekończony.

Kolejnym elementem bardziej wykorzystywanym są moduły raportowe oraz narzędzia kontrolne wykorzystywane przez użytkowników na różnym poziomie. Dotyczy to zarówno elementów kosztowych jak i kompletności prowadzonych procesów.

- Jak w praktyce wygląda proces wdrażania tak kompleksowego systemu informatycznego w placówce medycznej? Zapewne jest to zależne od wielkości placówki, a także od tego czy jest to szpital, czy przychodnia…

- Mając ponad 20 lat doświadczenia, zauważyłam, że proces wdrożenia kompleksowego systemu informatycznego mocno ewoluuje. Podstawą dobrego wdrożenia jest zaangażowanie zespołu strony jednostki, który ma jasno zdefiniowane cele wprowadzenia systemu i przeprowadzi przez fazę przygotowania do wdrożenia, która obejmie:

• Zdefiniowanie celu informatyzacji w perspektywie długofalowej, a nie tylko aktualnie realizowanej umowy,
• Identyfikację braków sprzętowych, procesowych, kosztowych,
• Identyfikację i eliminację dokumentacji i raportów niewymaganych prawem lub nadmiarowych,
• Rezygnację z procesów, które nie są potrzebne lub od dawna nie funkcjonują,
• Zdefiniowanie zespołu w tym liderów z poszczególnych obszarów,
• Zaplanowanie modyfikacji procesów i odpowiedzialności poszczególnych członków zespołów,
• Analizę standaryzacji dokumentacji medycznej zgodnie z obowiązującym ISO w całym zakresie działania jednostki, procedury akredytacyjne ISO nie są konstytucją,
• Wyjaśnienie sposobu realizacji i zakupu personelowi jednostki.
W trakcie wdrożenia istotne jest:
• Powołanie zespołu po stronie zamawiającego z umocowaniem do podejmowania decyzji,
• Ustalenie i utrzymywanie ścieżek komunikacji, szczególnie wewnątrz jednostki,
• Aktywny udział w fazie związanej z analizą przedwdrożeniową,
• Przygotowanie liderów umiejących opisać procesy podlegające informatyzacji,
• Dostępność liderów w pracach z wykonawcą,
• Otwartość na proponowane rozwiązania,
• Przekazanie niezbędnych danych,
• Weryfikacja, czy system pokrywa realizacje poszczególnych procesów,
• Uwzględnienie wskazówek wykonawcy opartych na jego doświadczeniu,
• Weryfikacja wersji testowej skonfigurowanej na podstawie przeprowadzonej analizy i dostarczonych danych,
• Konieczność egzekwowania szkoleń pracowników po stronie jednostek (pielęgniarki, rejestratorki, sekretarki),
• Konieczność udziału w szkolenia administratorów i liderów,
• Przygotowanie procedur na wypadek niedziałania systemu lub jego części,
• Uruchomienie produkcyjne samego systemu
• Ścisła współpraca z wykonawcą, na bieżąco weryfikowanie procesów po obu stronach i informowanie o napotkanych problemach.
Przestrzegając tych zasad, wdrożenie będzie w miarę spokojne, bo nigdy nie można powiedzieć, że przejdzie bez problemów.

- Dla jakich rodzajów placówek adresowany jest system Comarch Optimed NXT? Sprawdzi się zarówno w szpitalach, jak i przychodniach? Dla gabinetów AOS potrzebny jest inny system?

Optimed NXT adresowany jest do wszystkich rodzajów placówek. Zarówno bardzo dużych podmiotów (szpitale i poradnie), jak i mniejszych placówek realizujących świadczenia AOS. Zarówno w obszarze NFZ, jak i komercji.
Projektując nowe oprogramowanie Optimed NXT, główną ideą było, aby niezależnie od roli użytkownika czy rodzaju podmiotu oraz miejsca pracy interfejs był spójny i czytelny. Myślę, że finalnie uzyskaliśmy czytelny interfejs, dzięki któremu nowy użytkownik na podstawie wbudowanego samouczka jest w stanie samodzielnie rozpocząć pracę na Optimed NXT.

- Jakie korzyści odnoszą placówki, które wprowadzają zintegrowane systemy informatyczne, takie jak Comarch Optimed NXT? Jak to wygląda w przypadku przychodni i gabinetów lekarskich, które korzystają z Optimed NXT Cloud? Jakie są różnice pomiędzy tymi systemami?

- Optimed NXT Cloud to bezpieczny outsourcing infrastruktury oraz aplikacji pozwalającej na prowadzenie przychodni lekarskiej i gabinetów lekarskich w zakresie obsługi rejestracji gabinetów rozliczeń z NFZ, oraz rozliczania usług komercyjnych. Zapewnia też zgodność w zakresie elektronicznej dokumentacji medycznej i integracji z platformami centralnymi oraz z portalami zewnętrznymi, takimi jak Znany Lekarz czy PZU. Użytkownik otrzymuje dostęp zawsze do najnowszej wersji w ramach płatnego miesięcznego abonamentu. Abonament pokrywa koszty aplikacji oraz koszty infrastruktury.

Optimed NXT adresowany jest do wszystkich rodzajów placówek. Zarówno bardzo dużych podmiotów (szpitale i poradnie) jak i mniejszych placówek realizujących świadczenia AOS. Zarówno w obszarze NFZ jak i komercji. Jest to wersja systemu, która instalowana jest na zasobach jednostki wraz z modułami specyficznymi dla prowadzonej działalności. System obsługuje nie tylko poradnie, oddziały, ale i specjalizowane jednostki - pracownie patomorfologii, żywienia pozajelitowego, produkcji cytostatyków czy mobilny obchód lekarski

Dodatkowo Comarch dostarcza szeroki wachlarz e-usług usprawniających obsługę pacjenta i kontrahenta współpracującego. Tutaj mówimy o e-rejestracji, e-dokumentacji, e-płatnościach, e-kontrahencie, wideokonsultacjach. System Optimed NXT jest zintegrowany z rozwiązaniami telemedycznymi firmy Comarch. Pozwalają one na zdalne monitorowanie stanu pacjenta. W naszych rozwiązaniach telemedycznych jest natychmiastowa reakcja w przypadku pogorszenia stanu pacjenta. Rozwiązania telemedyczne pozwalają na skrócenie czasu hospitalizacji pacjenta przy zapewnieniu kontroli nad stanem jego zdrowia.

- Wiele mówi się ostatnio o odpowiednich zabezpieczeniach systemów informatycznych, bezpieczeństwie przechowywania danych. Minister Cieszyński mówił nawet, że placówki ignorujące cyberzagrożenia nie powinny mieć kontraktu z NFZ. Czy systemy zintegrowane gwarantują bezpieczeństwo?

- Odwrócę pytanie, czy dofinansowanie dla podmiotów medycznych na systemy bezpieczeństwa lub sprzęt zagwarantuje bezpieczeństwo? Dostawcy oprogramowania medycznego zwiększają bezpieczeństwo wytwarzanego oprogramowania, natomiast najsłabszym ogniwem jest użytkownik końcowy. Nawet najnowocześniejszy sprzęt nie zagwarantuje bezpieczeństwa, jeśli został uruchomiony na domyślnych ustawieniach. Poza dostarczeniem sprzętu należy szkolić personel IT z jego konfiguracji. Z kolei personel IT powinien szkolić użytkownika z bezpieczeństwa np. pod kątem uruchamiania nieautoryzowanych aplikacji czy otwierania załączników w otrzymanych wiadomościach elektronicznych.

Problem jest zauważony przez nas i staramy się na każdym spotkaniu z użytkownikiem podnosić takie zagrożenia. Jako Comarch budujemy takie zespoły. Wracając do pytania oczywiście każda integracja stanowi potencjalny punkt ataku. Niemniej producenci oprogramowania, znając to potencjalne zagrożenie, wprowadzają zabezpieczenia, aby udostępniane przez nich API nie posłużyło za miejsce wycieku danych. Jednak podkreślam jeszcze raz szkolenie administratorów i personelu jednostki jest najważniejszym ogniwem bezpiecznych systemów.

- Na koniec rozmowy chciałbym zapytać o to, co zapewne bardzo interesuje decydentów placówek medycznych – jakie są koszty zakupienia, wdrożenia i eksploatacji zintegrowanych systemów informatycznych klasy HIS?

- Nie tak wielkie, jak można by pomyśleć. Informatyzacja jest nieunikniona, więc im wcześniej placówki o to zadbają, tym będą nowocześniejsze i nie tylko zapewnią lepszą obsługę pacjentom, ale również pozwoli to w łatwy sposób rozliczyć i kontrolować koszty oraz spełnić wymagania prawa w zakresie prowadzenia swojej działalności.

- Można też odwrócić pytanie, a ile podmiot oraz pacjent zyskali z informatyzacji, dzięki np. wdrożeniu e-recepty (czytelność) i e-skierowania (zmniejszenie kolejek – brak możliwość rezerwacji kilku terminów) oraz zwiększonej czytelności dokumentacji medycznej, kontroli zużycia leków czy wymianie dokumentacji EDM. Dodatkowo dochodzą możliwości optymalizacji pracy lekarzy przez wprowadzanie systemów odwoływania i potwierdzania wizyt, co na pewno pozwala na bardziej efektywne zaplanowanie pracy personelu medycznego.