Oprogramowanie medyczne skrojone na miarę potrzeb – jak je wybrać?

Autor: Pozostałe źródła • Źródło: Artykuł promocyjny MEDchart17 stycznia 2022 09:22

Planujesz otworzyć własny gabinet lekarski, ale obawiasz się trudności technicznych związanych z koniecznością zakupu serwera i stworzeniem infrastruktury sieciowej? Irytujesz się, gdy po raz kolejny zamiast skupić się na rozmowie z pacjentem, walczysz z programem, który się zawiesił? A może szukasz praktycznego narzędzia, które przyśpieszy uzupełnianie dokumentacji i zmniejszy kolejki w rejestracji? Jeżeli na któregokolwiek z powyższych pytań odpowiedziałeś twierdząco, to znaczy, że potrzebujesz dobrego oprogramowania medycznego. Czym kierować się przy jego wyborze?

Oprogramowanie medyczne skrojone na miarę potrzeb – jak je wybrać?

Wybór aplikacji do zarządzania placówką medyczną, w tym do prowadzenia dokumentacji pacjentów, przekłada się na późniejszy komfort i jakość pracy lekarza oraz pozostałego personelu. To ważne, aby taka decyzja została solidnie przeanalizowana i przemyślana. Program nie tylko systematyzuje pracę gabinetu, ale również umożliwia sprawdzenie czy dany pacjent posiada uprawnienia do bezpłatnej opieki medycznej, pozwala wystawiać recepty i skierowania, pomaga pozyskiwać nowych pacjentów np. poprzez udostępnienie opcji rezerwacji wizyty w zewnętrznych serwisach czy zapewnia dostęp do czatu i video, gwarantując zorganizowanie spotkania z pacjentem w formie teleporady. Oprogramowanie medyczne ma na celu ułatwiać i usprawniać pracę, dlatego ważne jest, aby wybrany program posiadał wszystkie funkcje, które są istotne z punktu widzenia prowadzonej działalności. Jakie?

Intuicyjny jak poczta mailowa, bezpieczny jak bankowość online

Im prostszy program, tym korzystniej dla wszystkich. Lekarze szybciej i sprawniej pracują, recepcja nie traci czasu na żmudne klikanie, a pacjenci… opuszczają gabinet zadowoleni, że nie musieli zbyt długo czekać, a specjalista poświęcił im wystarczająco dużo uwagi. Oprogramowanie nie może być przeładowane funkcjami, które bardziej przeszkadzają w pracy niż pomagają. Jakie warunki powinien spełniać dobry program do zarządzania gabinetem lekarskim?

– Obsługa aplikacji powinna być tak prosta jak obsługa poczty elektronicznej czy konta na Facebooku, a niezbędne narzędzia znajdować się w jednym miejscu, żeby nie trzeba było ich nigdzie szukać – tłumaczy Michał Piątek, twórca aplikacji MEDchart. – Dla użytkowników programu liczy się przede wszystkich maksymalna wygoda. Intuicyjny interfejs, który w szybki sposób pozwoli uporać się z każdym zadaniem, na przykład umówieniem wizyty, uzupełnieniem wywiadu z pacjentem i przejściem do historii leczenia. Głównym celem aplikacji jest maksymalne uproszczenie pracy i skrócenie czasu spędzanego nad uciążliwą papierologią – dodaje Piątek.

Kolejnym aspektem, ważnym zarówno dla lekarzy, jak i samych pacjentów, jest bezpieczeństwo korzystania z aplikacji, i co za tym idzie, ochrona informacji zawartych w dokumentacji w bazie. Dostawca oprogramowania powinien zapewnić najwyższą jakość zabezpieczeń jak np. szyfrowane połączenie SSL i szyfrowanie danych, wielostopniowe logowanie, kontrola dostępu i uprawnień użytkowników. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na to czy dana aplikacja oferuje opcję tworzenia kopii zapasowych. Pozwala to zabezpieczyć się od ryzyka utraty danych np. na skutek zgubienia, zniszczenia kartoteki czy utraty nośników z danymi. Najlepiej gdy program sam tworzy cykliczne kopie zapasowe bez udziału użytkownika, który nie musi o niczym pamiętać.

Z głową w chmurach, czyli o dostępie do danych w dowolnym czasie, miejscu i na dowolnym urządzeniu

Na polskim rynku dostępne są dwa rodzaje oprogramowania medycznego. Pierwszy stanowią programy desktopowe jak np. popularne mMedica czy Kamsoft, które wymagają ręcznej instalacji i cyklicznej aktualizacji. Oznacza to, że każdy lekarz, rejestratorka czy asystent medyczny muszą mieć odrębne konta, a każde stanowisko oznacza kolejny koszt – zarówno jeśli chodzi o zakup licencji, jak i czas pracy administratora sieci. Do tego awaria używanego sprzętu może skończyć się utratą zgromadzonych na nich danych. Ponadto korzystanie z oprogramowania wymaga odpowiednio zabezpieczonych serwerów, serwisowania i regularnie wykonywanych kopii bezpieczeństwa. Najczęściej wiąże się to z koniecznością zatrudnienia na stałe personelu technicznego. Za licencję pozwalającą na korzystanie z funkcji oprogramowania desktopowego płaci się w większości przypadków raz w roku, po tym czasie zwykle musi zostać odnowiona. Komu może odpowiadać takie oprogramowanie medyczne? Na przykład dużym publicznych przychodniom NFZ i szpitalom, ponieważ popularne narzędzia desktopowe proponują funkcjonalności rozliczeń w ramach Narodowego Funduszu Zdrowia.

A co z mniejszymi placówkami, prywatnymi klinikami i gabinetami lekarskimi? W tym przypadku korzystniejszym i praktyczniejszym rozwiązaniem jest oprogramowanie webowe. Aplikacje webowe działają w przeglądarce internetowej, nie wymagają instalacji ani aktualizacji. Aby ich używać, wystarczy prosta rejestracja i logowanie do utworzonego konta – zupełnie jak w przypadku poczty elektronicznej. Tego typu aplikacje działają na dowolnym urządzeniu połączonym z internetem i są dostępne 24 godziny na dobę. Awaria sprzętu? Żaden problem, pracę można kontynuować na innym komputerze, tablecie czy smartfonie. Programy webowe działają w modelu usługowym SaaS (software as a service) i wiążą się zwykle z miesięczną opłatą abonamentową. 

Dobrym przykładem takiej aplikacji jest np. MEDchart. To wygodne rozwiązanie dla lekarzy, którzy nie chcą martwić się koniecznością tworzenia infrastruktury sieciowej czy angażowania informatyka do stałej kontroli systemu. Olbrzymią korzyścią, jaką zapewnia aplikacja webowa, jest mobilność. W dowolnym momencie można uzupełniać kartę pacjenta, nawet z telefonu komórkowego. Nie jesteśmy „przykuci” do komputera i danego stanowiska pracy. W ramach miesięcznego abonamentu można korzystać z aplikacji bez ograniczeń co do liczby stanowisk, nie jest to obarczone żadną dodatkową opłatą. A jeśli będzie wymagana aktualizacja lub dojdzie do awarii, producent zapewnia całodobowe wsparcie techniczne, szkolenia i pomoc w szybkiej konfiguracji oprogramowania na różnych nośnikach.

Oprogramowanie w chmurze jest regularnie aktualizowane. Dotyczy to zarówno funkcjonalności, jak i zabezpieczeń oraz zgodności z bieżącymi regulacjami prawnymi. W przypadku programów takich jak wyżej wspomniany MEDchart aktualizacje odbywają się automatycznie, nie zakłócając codziennej pracy lekarza. Koszty takiej usługi? Miesięczny abonament wynosi 149 PLN, a umowa jest zawierana na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia.

Zmieniłbym oprogramowanie, ale…

Niejeden lekarz chciałby zmienić przestarzałe oprogramowanie do obsługi pacjentów na prostsze i wygodniejsze narzędzie, ale myśl o przepisywaniu lub kopiowaniu wszystkich danych z poprzedniego narzędzia stanowczo go zniechęca. Niesłusznie! Bez względu na to, czy mówimy o aplikacji desktopowej czy webowej, mamy możliwość migracji danych z poprzednio używanego programu do nowego.

– Aby wykonać usługę przenoszenia danych, potrzebujemy dostępu do plików zawierających dane zgromadzone we wcześniej wykorzystywanym programie. Pamiętajmy, że zgodnie z obowiązującymi przepisami dostawca oprogramowania powinien nam umożliwić ich eksport – objaśnia Michał Piątek, CEO w MEDchart. – Należy najpierw określić, czy migracja ma obejmować wszystkie czy tylko wybrane informacje. W zależności od stopnia skomplikowania, przygotowanie do przeniesienia może zająć od kilku do kilkunastu dni. W tym czasie możemy bez przeszkód korzystać ze swojego starego programu. Samo przenoszenie danych trwa z reguły kilka godzin. Wspólnie możemy ustalić termin migracji nie kolidujący z pracą przychodni czy gabinetu lekarskiego – komentuje Piątek.

Rygorystyczne procedury eliminują możliwość zgubienia, zniszczenia lub przechwycenia danych, a firma odpowiadająca za migrację informacji zobowiązuje się do zachowania poufności i usunięcia wszystkich danych po zakończeniu całego procesu. 

Ostatnia prosta w podjęciu decyzji

Jeżeli w dalszym ciągu obawiamy się zmian, warto rozważyć przed zakupem opcję przetestowania aplikacji. Producenci najwyżej ocenianych programów, jak wspomniany wyżej MEDchart, oferują np. bezpłatny okres testowania programu w gabinecie lub placówce. Opcja jest wciąż niezobowiązująca, a jednocześnie stanowi najlepszą formę zaznajomienia się z działaniem oprogramowania w praktyce – ułatwi to w odpowiedzeniu sobie na pytanie, czy aplikacja spełnia wszystkie stawiane przez nas wymagania.

Wybrany przez nas program powinien działać intuicyjne, tak żeby była go w stanie obsłużyć każda zatrudniona w gabinecie czy placówce osoba już po krótkim, np. półgodzinnym szkoleniu. Przestarzałe oprogramowanie desktopowe z instrukcją na blisko 700 stron, z którym trzeba oswajać się i szkolić przez wiele dni? W dobie intensywnego rozwoju urządzeń do sprawnego zarządzania placówką medyczną możemy sobie pozwolić na to, aby mieć gabinet w przeglądarce, dostępny z dowolnego urządzenia i o każdej porze, który gwarantuje bezpieczeństwo danych o pacjentach, zapewnia bezpłatną pomoc ekspertów i całodobową obsługę serwisową. A wszystko za niewielką miesięczną opłatę, która jest niezależna od ilości stanowisk, a przy tym zdejmuje z nas ciężar martwienia się o rozbudowę i serwis infrastruktury informatycznej. Mówiąc krótko, aplikacja nie dokłada lekarzowi dodatkowej biurokratycznej pracy, a wręcz przeciwnie, maksymalnie ją upraszcza i pozwala zaoszczędzić sporo czasu.

Podaj imię Wpisz komentarz
Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin forum