Krzysztof Nyczaj | 08-03-2009 08:44

Organizacja I kolejność działań

Program Informatyzacji Ochrony Zdrowia (cz. 3)

W poprzednim numerze zostały omówione warunki efektywnej informatyzacji sektora opieki zdrowotnej; temu zagadnieniu poświęcona jest także ostatnia, trzecia część naszego cyklu. Ważną sprawą, na którą powinno się zwrócić szczególną uwagę, jest kolejność realizacji poszczególnych projektów i podprojektów składających się na Program Informatyzacji Ochrony Zdrowia (PIOZ).

Harmonogram realizacji

Dużym błędem byłyby nieprzemyślane zakupy sprzętu informatycznego, w tym serwerów, których wartość często sięga kilkudziesięciu milionów złotych. Zakupy takie może są proste do przeprowadzenia, wiążą się jednak z bardzo dużym ryzykiem.
Historia informatyzacji ochrony zdrowia zna liczne przykłady takich nietrafionych zakupów, których efektem było jedynie zmarnowanie środków publicznych (np. zakup słynnego serwera dla Krajowego Związku Kas Chorych, na którym miała znajdować się m.in.
centralna baza ubezpieczonych). Kolejność przetargów powinna być ponadto realizowana ściśle według harmonogramu zawartego w Studium Wykonalności.
W przeciwnym razie poniesione wydatki mogłyby zostać zakwestionowane przez instytucje pośredniczące i wdrażające.
W pierwszej kolejności powinno się na pewno położyć nacisk na uporządkowanie standardów, słowników i klasyfikacji oraz informatyzację i integrację rejestrów medycznych jako fundamentów efektywnie funkcjonującego systemu informacyjnego ochrony zdrowia. Dopiero później powinno się budować bardziej skomplikowane systemy umożliwiające rejestrowanie usług medycznych czy wymianę elektronicznych dokumentów medycznych.
Ponadto każde wdrożenie bardziej skomplikowanego systemu informatycznego powinno być poprzedzone opracowaniem jego prototypu, poddaniem go konsultacji z głównymi użytkownikami systemu, a następnie przeprowadzeniem pilotażu, np. w jednym województwie.

Efektywna struktura

Sukces PIOZ, w ramach którego ma zostać zbudowany Rejestr Usług Medycznych (RUM), wymaga podjęcia już teraz zdecydowanych działań organizacyjnych.
Konieczne jest zaangażowanie i koordynacja działań takich instytucji, jak m.in.: Ministerstwo Zdrowia, Narodowy Fundusz Zdrowia, Główny Inspektorat Sanitarny, Główny Inspektorat Farmaceutyczny, Naczelna Izba Lekarska, Naczelna Izba Pielęgniarek i Położnych, Naczelna Izba Aptekarska. W realizację PIOZ powinna zostać również zaangażowana terenowa administracja rządowa.
Dużą rolę do spełnienia będą miały wojewódzkie centra zdrowia publicznego oraz wojewódzkie oddziały NFZ. Niezbędne będzie również uzyskanie wsparcia niezależnych doradców, ekspertów i audytorów, posiadających specjalistyczną wiedzę w zakresie zarządzania projektami i programami. Konieczne jest wskazanie podmiotu, który będzie w stanie koordynować działania wielu instytucji, których interesy i priorytety mogą być często sprzeczne i który będzie posiadał możliwość egzekwowania harmonogramów realizacji poszczególnych projektów i podprojektów informatycznych, w tym RUM-u.
Specyfiką projektów dotyczących informatyzacji ochrony zdrowia, realizowanych w ramach PIOZ, jest wielość podmiotów, które muszą aktywnie uczestniczyć w realizacji programu przez ponad 5 lat.
Zakres PIOZ obejmuje praktycznie całą sferę ochrony zdrowia. Zarządzają nią różne instytucje, których zaangażowanie i pozytywny odbiór PIOZ z ich strony jest sprawą kluczową w powodzeniu całego programu. Nie chodzi tu nawet o stopień skomplikowania systemów informatycznych, ale o liczbę relacji wiążących poszczególnych uczestników programu, którymi trzeba zarządzać, ich interesy i często różne spojrzenia na ten sam problem.
Instytucje te zaangażują się we wdrażanie programu ogólnopolskiego tylko wtedy, kiedy będą mogły uczestniczyć w opracowywaniu jego podstaw.
W przeciwnym razie program się załamie już w początkowej fazie jego realizacji.

Biuro projektu i komitet sterujący

Opracowanie Studium Wykonalności dla PIOZ jest niezwykle ważnym, ale tylko jednym z pierwszych etapów uruchomienia projektów. Równie ważne jest przygotowanie biura projektu oraz zapewnienie odpowiedniego wsparcia eksperckiego. Dla porównania, przy projekcie informatycznym ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) realizowanym przez MSWiA o wartości ponad 13 mln zł, czyli nieporównywalnie mniejszym niż PIOZ, pracuje kilkanaście osób.
Zgodnie z zasadami Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-13, w ramach którego mają zostać sfinansowane projekty składające się na PIOZ, maksymalny poziom wydatków związany z organizacją wdrożenia (np.
koszty zarządzania projektem, utworzenia i funkcjonowania biura projektu, koszty wsparcia eksperckiego i inne koszty wdrożeniowe), które mogłyby zostać sfinansowane ze środków unijnych, to 20% wartości projektów.
Mając na uwadze specyfikę Programu PIOZ, najlepszym rozwiązaniem byłoby jak najszybsze rozdzielenie sfery strategicznej i operacyjnej poprzez powołanie na szczeblu Ministerstwa Zdrowia komitetu sterującego oraz biura projektu, które koordynowałoby uzgodnienia PIOZ z innymi instytucjami w ochronie zdrowia.

Legislacja

Do zadań komitetu sterującego należałoby określanie strategii i monitorowanie realizacji poszczególnych etapów programu. Natomiast do zadań biura - bieżące zarządzanie programem. Jednym z pierwszych zadań, które powinny zostać zrealizowane przez biuro projektowe, będzie opisanie za pomocą diagramów istotnych zdarzeń oraz przepływu informacji w ochronie zdrowia (powinno to być przeprowadzone w uzgodnieniu z NFZ, który ma spore doświadczenie w tym zakresie). Ułatwiłoby to znacznie przeprowadzenie zmian legislacyjnych umożliwiających efektywną informatyzację ochrony zdrowia oraz wskazanie tych obszarów, które powinny być nią objęte w pierwszej kolejności.
Wdrożenie PIOZ na pewno byłoby łatwiejsze w przypadku wejścia w życie Ustawy o informacji w ochronie zdrowia, jednak przeprowadzenie procesu legislacyjnego wymaga czasu. W takiej sytuacji należałoby dokonać przeglądu obecnie obowiązujących aktów prawnych w kontekście informatyzacji ochrony zdrowia i starać się je możliwie maksymalnie wykorzystać w procesie wdrożeniowym.
We wszystkich instytucjach uczestniczących w realizacji PIOZ, tj. w NFZ, Naczelnej Radzie Lekarskiej, Naczelnej Radzie Pielęgniarek i Położnych, Głównym Inspektoracie Sanitarnym itp., należałoby powołać komórki lub pełnomocników ds. PIOZ, których zadaniem byłoby opracowywanie szczegółowych dokumentów projektowych oraz koordynowanie przedsięwzięć z zakresu PIOZ w tych instytucjach i organizacjach.

Przejrzystość

Złożoność PIOZ wymaga wdrożenia i stosowania odpowiednich metodyk zarządzania programem oraz projektami składowymi. O ile w przypadku jednostkowych projektów wystarczy często podejście intuicyjne, to w przypadku tak rozległego programu bez zastosowania zaawansowanych technik inżynierii projektowej już się nie obejdzie.
Konieczne jest zatem uzyskanie wsparcia wysoko wykwalifikowanej kadry z zakresu zarządzania projektami, a taką dysponują najczęściej największe firmy konsultingowe. Ich zadaniem byłoby m.in. rozpisanie, monitorowanie realizacji i rozliczanie bardzo dużej liczby kontraktów, realizowanych przez wielu dostawców zewnętrznych.
Należy również pamiętać o zapewnieniu przejrzystości podczas opracowywania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w tym szczegółowych opisów przedmiotów zamówień. Doradcy i eksperci zewnętrzni wspierający biuro projektu w tym zakresie powinni być wyłonieni w otwartych procedurach, nawet jeśli Ustawa o zamówieniach publicznych dopuszcza czasami wyjątki i umożliwia stosowanie trybów niekonkurencyjnych.
Ze względu na dużą wartość zamówień publicznych, dobrze byłoby, aby specyfikacje przed ich ogłoszeniem poddawane były ocenie niezależnych audytorów.