Katarzyna Lisowska/Rynek Zdrowia | 02-04-2015 06:15

Bezpieczny outsourcing, czyli jaki?

Outsourcing już na dobre wpisał się w realia podmiotów leczniczych. Przemawia za nim konieczność obniżenia kosztów, szczególnie kiedy placówka przechodzi proces restrukturyzacji. Zlecanie usług firmom zewnętrznym przez szpitale jest jednak zawsze obarczone ryzykiem.

Szpitale coraz częściej decydują się na takie rozwiązania co jednak sprawia, że jak grzyby po deszczu pojawiają się nowi chętni na świadczenia takich usług. Dlatego warto dobrze zastanowić się jakie usługi zamawiać z zewnątrz i komu zlecić ich wykonanie.

Jak przyznaje w rozmowie z nami mgr Anna Ziółko z Samodzielnej Pracowni Profilaktyki Zakażeń i Zakażeń Szpitalnych w Narodowym Instytucie Leków, ekspertka Stowarzyszenia Higieny Lecznictwa, to czy wprowadzać outsourcing do podmiotu leczniczego i jakie usługi zlecić zewnętrznym firmom powinno być uzależnione od specyfiki prowadzonej działalności.

Każdy szpital jest inny
Dodaje, że najwięcej emocji zawsze wzbudza outsourcing diagnostyki laboratoryjnej. - W przypadku szpitali, gdzie liczba badań diagnostycznych nie jest duża, ich zlecanie firmie zewnętrznej wydaje się być zrozumiałe. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku szpitali klinicznych. Tu najwyższy standard usług, czas oczekiwania na wynik, czy możliwość skonsultowania stanu zdrowia pacjenta z diagnostą laboratoryjnym ma olbrzymi wpływ, na jakość świadczonych usług - podkreśla Ziółko.

Tak samo uważa Maria Karczewska, zastępca dyrektora w Wojewódzkim Szpitalu Zespolonym w Koninie. Jak podkreśla każdy podmiot leczniczy ma swoją specyfikę, swój budżet i różne rozwiązania. Dlatego nie można jednoznacznie stwierdzić, że w każdym podmiocie leczniczym sprawdzi się np. zewnętrzna firma cateringowa czy sprzątająca.

- W naszym szpitalu firma zewnętrzna obsługuje parking, mamy także wynajętą firmę do ochrony budynków. Korzystamy także z firm zewnętrznych, jeśli chodzi o obsługę prawną czy szkolenia dla różnych grup zawodowych - dodaje.

Kiedy już wiadomo, jakie świadczenia mają być wykonywane przez zewnętrzne podmioty gospodarcze, wówczas należy się dobrze rozejrzeć zanim wybierze się partnera outsourcingowego.

Jak podkreśla Anna Ziółko, jakość usług świadczonych przez firmy zewnętrzne jest bardzo różna. - Często problem jest utrzymanie ustalonych standardów. Spotkałam się z przypadkiem, gdy próbki do badań laboratoryjnych wysyłane były z Rzeszowa do Warszawy PKS-em - dodaje.

Kogo wybrać, żeby nie stracić?
Anny Ziółko zwraca uwagę, że już na etapie wyboru zewnętrznego usługodawcy, należy szczegółowo określić zasady i warunki współpracy, czyli standaryzację zamawianych usług.

Podobnie uważa Maria Karczewska: - Podstawa to profesjonalne przygotowanie dokumentacji związanej z przetargiem czy zapytaniem ofertowym dla danego zamówienia oraz bardzo solidne zbadanie rynku jeszcze przed uruchomieniem procedury.

Jak tłumaczy, SIWZ (specyfikacja istotnych warunków zamówienia - red.) oraz SOPZ (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - red.) powinny zawierać szczegółowe zasady współpracy z wykonawcą oraz wymagania dotyczące m.in. doświadczenia usługodawcy, referencji, wykazu usług już zrealizowanych i potwierdzonych dokumentacją odbioru przez poprzednich zleceniodawców.

- Zleceniodawca powinien mieć również wdrożoną szczegółową procedurę regulującą między innymi kwestie związane z wyborem usługodawcy, zapewnieniem ich ciągłości w sytuacji wypowiedzenia umowy czy nagłego zaprzestania ich świadczenia przez dotychczasowego usługodawcę - dodaje Ziółko.

Nasza rozmówczyni zwraca uwagę, że ilość spraw, na które trzeba zwrócić uwagę jest bardzo duża. Ważne są m.in. kwestie dotyczące ubioru pracowników wykonawcy, oznakowania placu budowy/inwestycji, identyfikatorów, wymagań dot. szkoleń BHP, prowadzenia oceny ryzyka w miejscu pracy, wymaganych badań okresowych, dopuszczenia pracowników do wykonywanych czynności, stopnia niepełnosprawności, który nie może kolidować z wykonywaniem nałożonych zadań.

- Istotne są także zapisy dotyczące respektowania prawa oraz procedur i instrukcji obowiązujących w podmiotach leczniczych. Nie mniej ważne są zapisy dotyczące kontroli wykonywanej usługi oraz sankcji w przypadku niewywiązywania się z umowy (np. zerwanie umowy, kara finansowa). Wszystkie te elementy powinny być zawarte w umowie - zaznacza Karczewska.

Konieczny nadzór
Anna Ziółko zwraca uwagę, że bardzo ważne jest też by zapis umowy pozostawiał podmiotowi leczniczemu nadzór na zleconymi usługami oraz by bez nadzoru nie pozostawali ewentualni podwykonawcy firmy outsourcingowej. Umowa zawarta z firmą zewnętrzną nie zwalnia, bowiem podmiotu medycznego z odpowiedzialności za świadczoną usługę.

- Szpital musi mieć, zagwarantowany wgląd np. w przypadku sprzątania w dowody zakupu środków czystości, a także opis i sposób wykonania procedur - zaznacza Anna Ziółko i dodaje, że utrzymanie np. czystości w szpitalu wymaga szczególnej staranności od personelu sprzątającego. Jeżeli takie czynności są zlecane firmom zewnętrznym, ważne jest właściwe przeszkolenia takich osób do pracy oraz nadzór nad samym procesem sprzątania.

Pracownicy WSZ w Koninie, uprawnieni do kontroli firm zewnętrznych, mają wynikający z przepisów oraz umowy z wykonawcą system nadzoru.

Przykładem może być tutaj kontrola firmy sprzątającej, gdzie na bieżąco za usługę wykonywaną w oddziałach odpowiada pielęgniarka oddziałowa. Kontrola szczegółowa prowadzona jest przez pielęgniarkę epidemiologiczną, do której zadań należy m.in. pobieranie wymazów mikrobiologicznych z miejsc poddawanych dezynfekcji takich jak np. miski do mycia pacjentów, kaczki, baseny.

Sprawdzane są także narzędzia wielokrotnego użycia do sprzątania np. mopy czy ścierki.

- Prowadzimy także system kontroli osób sprzątających. W przypadku np. obsługi parkingu poprosiliśmy o pomoc przy kontroli osobę poruszającą się na wózku inwalidzkim, by określiła, czy pracownicy firmy zewnętrznej wykonują swoją pracę w należyty sposób w stosunku do pacjenta niepełnosprawnego. Wszystkie uwagi wynikające z takich kontroli na bieżąco przekazujemy właścicielom firm - wyjaśnia wicedyrektor.

Odpowiedzialność placówki
Trzeba też pamiętać, że podmiot leczniczy ponosi również odpowiedzialność za wszelkie zdarzenia mające miejsce w placówce. Jeżeli np. sprzątaczka wykonując swoje czynności skaleczy się i wystąpi u niej ryzyko zakażenia, to odpowiedzialność za taki przypadek ponosi szpital.

- To kierujący lecznicą odpowiadają za procedury panujące w lecznicy, to do niego należy dbanie o edukację pracowników i uświadamianie im zagrożeń z jakimi mogą się spotkać w czasie pracy - mówił nam wcześniej prof. Andrzej Gładysz z Katedry i Kliniki Chorób Zakaźnych, Chorób Wątroby i Nabytych Niedoborów Odpornościowych Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu.